Förenkla administrationen!
Utnyttja ClubRunner för att kapa tid och ansträngningar inför ett evenemang med anmälan: skicka ut inbjudningsmail enligt mall som hämtar all info som du redan har skrivit in i evenemanget, gör enkelt en påminnelseinbjudan till dem som inte svarat, låt anmälningarna ske med ett par knapptryck i mobilappen eller via inbjudningsmailet, skicka ett välkommenbrev någon dag före evenemanget till dem som anmält sig. Låt krögaren själv öppna anmälningslistan och kolla antal, specialmat m m!
Kort film (7 minuter) enbart om att lägga in program/evenemang: 
Inspelat webinarium (36 minuter) går igenom hur man hanterar evenemang i ClubRunner, anmälningsfunktion samt inbjudningsutskick och uppföljning av utskick och anmälningar:
Välj helskärmsläge eller öppna filmen i youtube.
Se också D2390-film om evenemangsfunktionen: webinarium nr 3 (54 minuter).
Anmälan via mobilappen (3 minuter), respektive anmälan via datorn (3 minuter), instruktion för medlemmar. Tack Paki, Stockholm-Skanstull RK!
2370-filmen om några funktioner i ClubRunner inleds med att visa administratörssidan av evenemang med anmälan, se den HÄR.
Dialogrutan är i huvudsak självförklarande, men några detaljer behöver kommenteras.
- Status = Skiss: när evenemanget sparas publiceras det inte, men kan här förberedas eller hållas obekräftat/preliminärt. Först när du väljer status = Aktiv publiceras evenemanget, dvs visas på hemsidan.
- Välj Club Meeting för ordinarie veckomöten (detta val styr färger i kalendervyn för klubbevenemangen).
- Klicka på romben för att byta till 24 h-klocka!
- Om text klistras in i Beskrivning: rensa från formatering genom att använda knapparna för textimport (se särskilt avsnitt nedan).
- Kom ihåg att text som ska vara en klickbar länk måste kopplas till en länk: markera texten och tryck på Link-knappen i redigeringsmenyn, klistra in länken.
Ange också att länken ska öppnas i Nytt fönster (fliken Mål i dialogrutan för länk) så att ni inte tappar bort besökaren genom att den lämnar er webbplats.
- Även om anmälningsfunktionen ska användas - låt Nej stå kvar här och slå hellre på anmälan senare så att du samtidigt kan göra rätt inställningar för anmälan.
- Här lägger du in bilden som visas i listan över kommande evenemang.
- Plats måste alltid anges för kartvisningen (plats, adress, ort, postnummer). Om du anger en ny plats: kolla att Google Maps hittar den. Alternativt ange koordinater.
Online-möte: ange Plats = "Online" - Normalt bör det vara Ja på alla valen, dvs sätt Ja på Visa evenemang i distriktskalender. Alla evenemang i distriktet konsolideras på distriktets sida På gång i distriktet.
Online-möte:
sätt Visa karta = Nej så slipper webbsidesbesökarna att se en karta som inte är relevant för mötet.
Tips
- Använd alltid bild - listan blir mycket intressantare att se med bilder!
- Gör rubriken Evenemangets namn informativ och lockande. Skriv vad budskapet, utmaningen eller ämnet är. Skriv inte "Ordinarie veckomöte med föredrag"... Skriv inte heller datum i rubriken, det visas ju ändå strax nedanför!
- Inled Beskrivning med ca 20 säljande ord eftersom det är dessa som visas när man länkar till evenemanget t ex på Facebook.
Vad händer när evenemanget sparas?
Om Status = Skiss sparas evenemanget som utkast men syns ingenstans utom i Evenemang/Evenemangsplanerare.
Om Status = Aktiv publiceras evenemanget på
- klubbens hemsida
- klubbwebbens samlingssida för kommande evenemang
- distriktets samlingssida för kommande evenemang
- i nyhetsbrev: lista över kommande evenemang
Kommentar till respektive punkt ovan:
- Förutsätter att Visa evenemang på webbplatsen är satt till JA - OCH att webbredaktören har lagt in en byggsten (widgeten Kommande evenemang) på hemsidan för automatisk publicering.
- Förutsätter att Visa evenemang i evenemangslistan är satt till JA - OCH att webbredaktören lagt in sidan i webbmenyn. Men även om sidan inte är inlagd i menyn så finns den alltid och har adressen [klubbens webbadress]/events (s k inbyggd sida i ClubRunner).
- Förutsätter att alternativet Visa i distriktskalender är satt till JA.
- Förutsätter att Visa evenemang i nyhetsbrev är satt till JA - OCH att widgeten för kommande evenemang finns med i nyhetsbrevet.
Programansvarig behöver alltså inte göra mer än att Spara evenemanget. Till föredragshållaren kan man skicka länk till klubbens hemsida för att både visa "reklamen" för evenemanget, men också information om klubben.
VARNING för att klistra in text direkt från annan källa, eftersom det ofta följer med formatering från källan. Använd "tvätt-knapparna" i övre raden till vänster för att rensa bort främmande formatering som kan ge både överraskande och oönskade resultat:
Se utförlig förklaring om inklistring från Word (ClubRunner, engelska).
Använd de inbyggda fasta rubrikformaten
... istället för att själv laborera med fetstil, storlek m m och kämpa med att ge flera rubriker samma formatering.
Observera att resultatet bara syns på den publicerade webbsidan, i redigeraren visas inte resultatet av formateringen fullt ut.
Skicka inbjudan till valfri mottagargrupp. Inbjudan utgår från den orangea knappen Ny inbjudan * (4 på bilden i Anmälningsfunktionen nedan).
Läs om val av mottagare samt uppföljning på supportsidan Utskick.
Arbeta med mallar, de hämtar informationen som redan finns om evenemanget. Så i stort sett är det bara att "trycka på knappen", men malltexten går att redigera före utskick. Har din klubb egna mallar? Kolla på sidan för inbjudningsutskick (steg 2) Välj mall = Custom. Där ser du eventuella egna mallar. För att göra egna mallar, se förslag längst ner på denna sida.
OBS - koden för den personliga länken till anmälan ($EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$) måste finnas i mailet för att anmälningsfunktionen för medlemmar ska fungera.
Läs om val av mottagare samt uppföljning på supportsidan Utskick.
Arbeta med mallar, de hämtar informationen som redan finns om evenemanget. Så i stort sett är det bara att "trycka på knappen", men malltexten går att redigera före utskick. Har din klubb egna mallar? Kolla på sidan för inbjudningsutskick (steg 2) Välj mall = Custom. Där ser du eventuella egna mallar. För att göra egna mallar, se förslag längst ner på denna sida.
OBS - koden för den personliga länken till anmälan ($EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$) måste finnas i mailet för att anmälningsfunktionen för medlemmar ska fungera.
Evenemangets bild hämtas inte automatiskt till inbjudningsmailet, men den kan du lägga in manuellt i texten (Bild på andra raden redigeringsknappar), förslagsvis efter $EVENT_NAME$.
Använd gärna funktionen Skicka till mig själv för att testa en inbjudan före skarpt utskick.
Tips: Tänk på att en mottagare av mail som inleds med personlig hälsning kan uppfatta det som personligt, från dig till bara den mottagaren. Inled därför gärna "massinbjudningar" med att tydliggöra mottagargrupper, t ex med raden "Till klubbens medlemmar".
* Skillnaden mellan knapparna Ny inbjudan resp Nytt e-mejl är vilka dynamiska mottagargrupper som visas, se nedan under Dynamiska sändlistor och schemaläggning.
* Skillnaden mellan knapparna Ny inbjudan resp Nytt e-mejl är vilka dynamiska mottagargrupper som visas, se nedan under Dynamiska sändlistor och schemaläggning.
Inbjudan till evenemang utan anmälan
Även om anmälningsfunktionen inte är aktiverad för mötet kan samma mallar användas, men radera då raderna om anmälan ("Klicka på länken nedan ..." och framåt) före utskick.
Dynamiska sändlistor och schemaläggning
För evenemang lägger ClubRunner till dynamiska sändlistor i utskickssidans Steg 1. Sändlistorna under By Status innehåller mottagare som är grupperade enligt deras vid varje tidpunkt aktuella status i förhållande till dina utskick om anmälan till evenemanget.
- När du använder knappen Ny inbjudan:
inbjudningsstatus: ej svarat, ej inbjuden - använd för att skicka påminnelse till dem som ännu inte svarat. - När du använder knappen Nytt e-mejl:
anmälningsstatus: anmäld, avböjt, ej svarat - använd för att t ex skicka mer info till dem som är anmälda.
Observera att vid schemaläggning används de adresser som gäller när mailet skapas, sedan köas mailet upp för utskick på schemalagd tid. Adressändringar som görs under kötiden påverkar alltså inte redan tillverkade mail. ClubRunner har dock på sin utvecklingslista att ändra så att adresserna hämtas först när mailet verkligen ska skickas ut.
 |
Några kommentarer till översiktsbilden för ett evenemang (bilden till vänster). 1) Redigera detaljerHär kan du öppna ett befintligt evenemang för att redigera innehållet, se ovan.
2) AnmälningsfunktionenNär ett evenemang är sparat finns under rubrik Anmälan länken Redigera anmälningsinställningarna, se nedan rubrik Anmälningsinställningar. När anmälan är aktiverad för evenemanget syns mer information här, bl a rapporter över anmälda deltagare och gäster. 3) BetalningOnline-betalning med kort ingår inte i standardabonnemanget, det kräver en tilläggstjänst. Mera info hos ClubRunner. ClubRunners betalningsmodul kostar en tusenlapp om året. Själva betalningen går genom PayPal Pro som tar en procentuell avgift. Betalning blir integrerad med ClubRunners anmälningsrutin och syns i anmälningslistorna, vilket är mycket smidigt.
4) Mailinbjudan till evenemanget |
Manuell anmälan
Klubbmedlem kan som inloggad på Medlemsområdets evenemangssida anmäla medlem i annan klubb (vid "2" i bilden ovan): Anmäl medlemmar från annan klubb. Välj klubb ->Visa klubbens medlemmar, då markerar du i rullgardinslista och får in namn (rättstavat!) och klubb i anmälningslistan.
OBS - bekräftelsemail går ut automatiskt också när någon anmäls eller avbokas på detta sätt!
Gäst kan anmälas manuellt via Anmäl gäster.
Lista på anmälda
Det finns flera alternativ för att se anmälda på evenemangets översiktssida (vid "2" i bilden ovan), men bästa rapporten heter Anmälda till evenemanget. Den visar alla inbjudna grupperade efter status: anmälda, tackat nej, ej svarat.
Tips: justera inte i listan som du har tagit ut, utan gör justering i ClubRunner och ta sen ut en ny lista. Anmälningar samt av-bokningar som du har fått vid sidan om ClubRunners anmälningsfunktion gör du enligt Manuell anmälan ovan. För anmälda gäster kan du där också justera kontaktuppgifter som hör till anmälan (lilla knappen med penna till höger om gästnamn). Om ClubRunners anmälningslista är uppdaterad och komplett kan du använda bl a den smidiga funktionen att skicka mail till dem som är anmälda (knappen Nytt e-mejl). Du underlättar också samarbete mellan er som jobbar med samma evenemang.
Vad händer när sluttid för anmälan har passerat?
Då står det i anmälningsrutan på evenemangets webbsida att anmälan är stängd. Den som klickar på en unik anmälningslänk får samma besked.
Stänga anmälningsfunktionen i förtid?
Låt alla anmälningsinställningar vara som de är, men ändra slutdatum till igår. För tydlighets skull lägg gärna till i evenemangets rubrik "- FULLBOKAT", gärna också i evenemangets beskrivning så att det syns tydligt.
Max-antal deltagare? Använd TECKNINGSLISTOR istället
Anmälningsfunktionen för evenemang hanterar inte max-antal deltagare, utan det får i så fall bevakas manuellt för att stänga anmälningsmöjligheten när taket uppnåtts.
Istället kan man använda "frivillig-modulen" för att skapa teckningslista och vid behov också reservlista. Se supportsidan Teckningslistor.
Använda bara anmälningsfunktion?
Anmälningsfunktionen är en del av ett evenemang. Men du kan skapa ett evenemang som "inte syns". Lösningen att i Redigera detaljer släcka de olika visningsmöjligheterna. Då syns inte evenemanget på webben eller i mobilappen, men du kan aktivera anmälningsfunktionen och skicka inbjudningsmail med personlig anmälningslänk, eller t ex göra en omröstning enligt nedan.
Tips om anmälan för måltid
Ni kan låta krögaren själv titta i anmälningslistan för att se antal samt beställningar av specialkost etc. Krögaren måste läggas in som Övrig användare (icke-medlem) i ClubRunner och ges behörighet 50 (som övriga funktionärer), men kan då på egen hand logga in och kolla rapporten Anmälda deltagare på evenemangets översiktssida. OBS att krögaren då har samma behörighet och tillgång till information i ClubRunner som funktionärerna i klubben, så den principfrågan bör avgöras i styrelsen.
- Här kan man stänga av funktionen även före sista anmälningsdag.
- Under detta tidsintervall går det att anmäla sig till evenemanget.
- Integrerad betalning är bara möjlig med ett tilläggsabonnemang (se ovan Anmälningsfunktionen punkt 3) men går att använda t ex i kombination med betalningsinfo i evenemangets beskrivning samt som eget tillägg till bekräftelsen, se 8 nedan.
- Medlem = "medlem i klubben". Om andra rotarianer ska kunna anmäla sig måste Tillåt publik anmälan väljas. Det aktiverar knappen Gäster på evenemangets webbsida.
- Om evenemanget är öppet för publik anmälan, då ska medlemmarna förstås kunna anmäla gäster, eller hur!
- Om du använder ”Skicka mejl om nya anmälningar även till evenemangsansvarig?” var medveten om att dessa meddelanden har otydlig text (som följd av en tidig översättning som ClubRunner gjort själva), men att meddelandet är bara information om en anmälningshändelse, evenemangsansvarig behöver inte göra något. Anmälda personer finns i anmälningsfunktionens listor.
- Se till att rutan Aktivera kommentarer på anmälningssidan alltid är markerad. Det behövs för att kunna meddela önskemål om specialkost etc.
- Detta är en trevlig möjlighet att lägga till egen skräddarsydd info som kommer under standardtexten i bekräftelsemailet som den anmälde får automatiskt.
Är styrelsemöte ett evenemang?
Javisst! Styrelsemöte går utmärkt att hantera som ett evenemang.
Så här kan man göra:
- Gå till Evenemang -> Evenemangstyper.
- Skapa ny evenemangstyp Styrelsemöte.
- Registrera nytt evenemang och välj Evenemangstyp = Styrelsemöte.
- I Beskrivning, skriv in dagordning eller huvudsakliga ärenden. Detta kommer nämligen att hämtas av mallen vid utskick av inbjudan.
- Se över valen hur styrelsemötet ska visas i olika sammanhang, t ex visning på hemsidan eller visning i nyhetsbrev.
- När evenemanget är sparat, klicka Redigera anmälningsinställningarna och på Detaljer för anmälan markera Öppna för anmälan och gör era val på övriga punkter.
Aktivera kommentarer på anmälningssidan bör alltid vara markerad så att anmälaren kan skriva ett meddelande, t ex om mat eller sen ankomst. - Under E-post klicka på Ny inbjudan.
- Steg 1: Välj mottagare (t ex er anpassade distributionslista till styrelsen).
- Steg 2: välj mall = System, Event Planner Invitation Event.
- Texten kan redigeras före utskick.
- Steg 3: filbilagor?
- Steg 5: Skicka (eller schemalägg).
- Anmälningsläget kan följas via rapporten som finns på evenemangets översiktssida (se Anmälan, inbjudan ovan).
- Påminnelser kan skickas till den som inte anmält sig ännu (inbjudan Steg 1 By Status).
Om detta fungerade till belåtenhet är det värt att göra en särskild mall för kallelse till styrelsemöten: Evenemang -> E-postmallar evenemang.
Om ni arbetar med stående punkter i dagordningen kan de skrivas i mallen och i mötesbeskrivningen kompletterar ni med detta mötes särskilda ärenden.
Visa distriktsevenemang på klubbwebben?
Klubben kan gärna göra ett distriktsevenemang mer synligt för sina medlemmar genom att lägga upp det som ett evenemang i klubben, men gör då så här:
- Visa INTE "klubbens evenemang" i distriktets evenemangskalender (det "riktiga" evenemanget finns ju redan där!).
- I beskrivningen länka bara till det "riktiga" evenemanget på distriktswebben, men skriv gärna en kort egen intro. Kopiera INTE texten från distriktsevenemanget eftersom distriktet kan komma att ändra den, med risk att texten i klubbens evenemang står kvar felaktig.
Medlemsomröstning med hjälp av ClubRunner?
Nej, en röstningsfunktion finns inte, men det går med lite trix att använda anmälningsrutinen för att göra en öppen omröstning: anmälan betyder JA, avstå betyder NEJ. Läs i ClubRunner Community om hur man gör detta! Eftersom det bara är anmälningsfunktionen som behövs, gör ett möte som inte visas någonstans utåt, se ovan.
Men det är enklare och tydligare att göra frågeformulär i Google Forms, om man inte ser en jättefördel i att använda ClubRunner-tricket ovan.
På den sida som visar klubbens evenemang i kalendervy kan du prenumerera på klubbens kalenderhändelser till din egen kalender (instruktioner visas när du trycker på knappen Subscribe...).
Hitta andra klubbars evenemang
- Distriktets samlingssida för evenemang På gång inom distriktet (förutsatt att klubben bockat i rutan Visa på distriktets evenemangssida).
- Annan klubbs webbplats: hitta via distriktssidans klubblista. Prenumerera på klubbens evenemang till din kalender (som ovan i egna klubben). Prenumerera på klubbens nyhetsbrev (ofta via länk på hemsidan).
- Distriktets nyhetsbrev innehåller vanligen lista på evenemang i klubbarna.
Här är förslag på en egen mall för inbjudan med anmälan och gäster. Den är lite tillsnyggad, i förhållande till standardmallen (bl a tabellformatering i html-koden). Lägg gärna klubbens logga och kanske årets tema längst ner i den egna mallen.
Ny mall skapas i Evenemang -> E-postmallar evenemang -> Lägg till ny mall.
För att få med formateringen: kopiera texten nedan (från Hej $FIRST_NAME$! och nedåt) och kopiera in i en ny mall. Ändra det fetstilta $EVENT_NAME$ (före Tid) till text size 20. Det är bra att göra rubriken Anmälningslänk extra tydlig med rött så att mottagaren inte missar den (ja, det har hänt!).
När du sedan gör inbjudan hittar du egna mallar i Steg 2 Välj mall: Select Group Custom. Då visas ett fält med val av egna mallar. Välj mall, klicka Insert och OK. Texten kan redigeras före utskick.
*********************** MALL ***********************
Namn: Inbjudan med gäster
Ämne: Inbjudan till $EVENT_NAME$
Hej $FIRST_NAME$!
$ACCOUNT_FULL_NAME$ bjuder in dig till
$EVENT_NAME$
| Tid: | $EVENT_START_DATE$ $EVENT_START_TIME$ - $EVENT_END_DATE$ $EVENT_END_TIME$ |
| Plats: | $EVENT_LOCATION$ |
| $VIEW_MAP$ |
$EVENT_DETAIL$
ANMÄLNINGSLÄNK
Klicka på din personliga länk för att anmäla eller avböja, du kan även anmäla familj eller andra gäster: $EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$
Obs: Om du skickar detta mejl vidare till någon annan - radera först din personliga länk ovan.
Om du fick detta mejl vidarebefordrat från någon annan, använd denna länk: $EVENT_REGISTER_ONLINE_LINK_GENERAL$
Bästa Rotaryhälsningar
$SENDER_FIRST_NAME$
[lägg gärna bilden av klubbloggan sist i mallen!]
