Öka klubbens synlighet!

Utnyttja ClubRunners fulla potential som kommunikationsverktyg med en löpande produktion av innehåll som kan hämtas till webb, nyhetsbrev, mobil-app och delas i sociala media.
 
Vi vet sedan länge att intressanta evenemang, dvs föredrag, studiebesök eller andra arrangemang, lockar medlemmar att aktivera sig och lockar icke-medlemmar att besöka klubben.
 
Med ClubRunner kan vi exponera våra evenemang på webb, i mobil-appen och i nyhetsbrev samt i sociala media.
 
Distriktet konsoliderar klubbarnas evenemang på sidan På gång inom distriktet. I distriktets nyhetsbrev är listan på klubbarnas evenemang kommande vecka en given höjdare!
 
Evenemang kan skicka inbjudningar och har smidig anmälningsfunktion direkt från inbjudningsmailet, via mobil-appen eller webbsida, även anmälan av gäster, med automatiska bekräftelser och GDPR-meddelande till icke-medlemmar.

Exponera klubbens evenemang

På tidsaxeln visar det översta gula flödet kommande program. De publiceras i klubbens egna kanaler, men bör också delas i sociala media för att öka exponeringen.
 

2370-utbildningsfilm

Distriktets utbildningsfilm (36 minuter) finns i vänsterspalten nedan (välj helskärmsläge eller öppna filmen i youtube). Filmen går igenom hur man hanterar evenemang i ClubRunner, anmälningsfunktionen samt inbjudningsutskick och uppföljning av utskick och anmälningar.
 

Förenkla administrationen!

Utnyttja ClubRunner för att kapa tid och ansträngningar inför ett evenemang med anmälan: skicka ut inbjudningsmail enligt mall som hämtar all info som du redan har skrivit in i evenemanget, schemalägg automatisk påminnelseinbjudan till dem som inte svarat fram till viss dag, schemalägg automatiskt välkommenbrev någon dag före evenemanget, till dem som anmält sig. Låt krögaren själv öppna anmälningslistan och kolla antal, specialmat m m!
Ta upp klubbens ClubRunner på din egen skärm, Evenemang -> Evenemangsplanerare, bilderna till vänster är bara för att markera områden som kommenteras.
 

Skapa eller redigera evenemang

Dialogrutan är i huvudsak självförklarande, men några detaljer behöver kommenteras.
 
  1. Status = Skiss: när evenemanget sparas publiceras det inte, men kan här förberedas eller hållas obekräftat/preliminärt. Först när du väljer status = Aktiv publiceras evenemanget.
  2. Välj Club Meeting för ordinarie veckomöten.
  3. Klicka på romben för att byta till 24 h-klocka!
  4. Här lägger du in bilden som visas i listan över kommande evenemang.

    Plats måste alltid anges för kartvisningen (plats, adress, ort, postnummer). Om du anger en ny plats: kolla att Google Maps hittar den. Alternativt ange koordinater. 
    Online-möte: ange Plats = "Online: klicka på evenemanget för info!"
     
  5. Normalt bör det vara JA på alla valen, inkl Visa i distriktskalender. Alla evenemang i distriktet konsolideras på distriktets sida På gång inom distriktet.
    Online-möte: sätt Visa karta = Nej så slipper webbsidesbesökarna att se en karta som inte är relevant för mötet.
Tips 1: Använd alltid bild  - listan blir mycket intressantare att se med bilder!
Tips 2: Gör rubriken Evenemangets namn informativ och lockande. Skriv vad budskapet, utmaningen eller ämnet är. Skriv inte "Ordinarie veckomöte med föredrag"...
Tips 3: Inled Beskrivning med ca 20 säljande ord eftersom det är dessa som visas när man länkar till evenemanget t ex på Facebook!
 
Anmälningsmöjlighet kan kopplas på efter att evenemanget är sparat, se Anmälan nedan.
 

Vad händer när evenemanget sparas?

Om Status = Skiss sparas evenemanget som utkast men syns ingenstans utom i Evenemang/Evenemangsplanerare.
 
Om Status = Aktiv publiceras evenemanget på
  1. klubbens hemsida
  2. klubbwebbens samlingssida för kommande evenemang
  3. distriktets samlingssida för kommande evenemang
  4. i nyhetsbrev: lista över kommande evenemang 
Kommentar till respektive punkt ovan:
  1. Förutsätter att webbredaktören har lagt in byggstenen för automatisk publicering.
  2. [klubbnamn].rotary2370.se/events
  3. Förutsätter att alternativet Visa i distriktskalender är satt till JA.
  4. Förutsätter att byggstenen för kommande evenemang finns med i nyhetsbrevet.
Programansvarig behöver alltså inte göra mer än att Spara evenemanget. Till föredragshållaren kan man skicka länk till klubbwebben för att både se "reklamen" för evenemanget, men också informera sig om klubben.

Anmälan, inbjudan

Några kommentarer till översiktsbilden för ett evenemang (bilden till vänster). 
 
  1. Öppna evenemanget för att redigera innehållet.
     
  2. När ett evenemang är sparat finns under rubrik Anmälan länken
    Redigera anmälningsinställningarna.
    När anmälan är aktiverad för evenemanget syns mer information här, bl a rapporter över anmälda deltagare och gäster. 

    OBS - se till att rutan Aktivera kommentarer på anmälningssidan är markerad. Den behövs för att kunna meddela önskemål om specialkost etc.
     
  3. On-linebetalning med kort ingår inte i standardabonnemanget, då måste man abonnera på en tilläggstjänst. Mera info hos ClubRunner.
     
  4. Skicka inbjudan till valfri mottagargrupp. Inbjudan utgår från den orangea knappen Ny inbjudan *.

    Läs om val av mottagare samt uppföljning på supportsidan Utskick.

    Utnyttja de inbyggda textmallarna, de hämtar informationen som redan finns om evenemanget. Så i stort sett är det bara att "trycka på knappen", men malltexten går att redigera före utskick. Gör gärna en snyggare mall än standardmallen, se förslag nedan.

    OBS - koden för den unika länken till personlig anmälan ($EVENT_ATTEND_DECLINE_LINK_MEMBER$) måste finnas i mailet för att anmälningsfunktionen för medlemmar ska fungera.

    Evenemangets bild skickas inte med i inbjudan, men den kan du lägga in manuellt i texten (Bild på andra raden redigeringsknappar), förslagsvis efter $EVENT_DETAIL$.
     
    Använd gärna funktionen Skicka till mig själv för att testa en inbjudan före skarpt utskick. 

    * Skillnaden mellan knapparna Ny inbjudan resp Nytt e-mejl är vilka dynamiska mottagargrupper som visas, se nedan under Påminnelser och schemaläggning.
 
Om Kontakter (icke-medlemmar) ska bjudas in måste Tillåt publik anmälan vara vald i anmälningsinställningen. Medlem i anmälningsrutinen = medlem i klubben. Rotarianer från andra klubbar måste anmäla sig med knappen Gäster på evenemangets webbsida. Klubbmedlem kan som inloggad på Medlemsområdets evenemangssida anmäla medlem i annan klubb, då väljer man enkelt från rullgardinslista och får in namn (rättstavat!) och klubb i anmälningslistan.
 
Det finns flera alternativ för att se anmälda på evenemangets översiktssida, men bästa rapporten heter Anmälda till evenemanget. Den visar alla inbjudna grupperade efter status: anmälda, tackat nej, ej svarat.
 
Inbjudan till evenemang utan anmälan
Även om anmälan inte är aktiverad för mötet kan samma mallar användas , men radera då raderna om anmälan ("Klicka på länken nedan ..." och framåt) före utskick.
 
Påminnelser och schemaläggning
För evenemang lägger ClubRunner till dynamiska mottagargrupper i utskickssidans Steg 1. En dynamisk mottagargrupp innehåller mottagare enligt deras aktuella
  • inbjudningsstatus (knappen Ny inbjudan): ej svarat, ej inbjuden - använd för att skicka påminnelse till dem som ännu inte svarat
  • anmälningsstatus (knappen Nytt e-mejl)anmäld, avböjt, ej svarat - du kan t ex skicka mer info till dem som är anmälda.
Använd schemaläggning av inbjudningsmail för automatisk påminnelse till dem som viss dag ännu inte svarat på inbjudan. Samma sak kan du göra med en påminnelse till dem som är anmälda, så att de automatiskt får ett "välkommen till xxx"-mail någon dag före evenemanget. 
 
Anmälan för måltid
Ni kan låta krögaren själv titta i anmälningslistan för att se antal samt beställningar av specialkost etc. Krögaren måste läggas in som Övrig användare (icke-medlem) i ClubRunner och ges behörighet 50 (som övriga funktionärer), men kan då på egen hand logga in och kolla rapporten Anmälda deltagare på evenemangets översiktssida. OBS att krögaren då har samma behörighet och tillgång till informationen i ClubRunner som funktionärerna i klubben, så den principfrågan bör avgöras i styrelsen.