Fysiska möten med online-deltagare gör möjligt för alla att delta i klubbmöten efter sina egna förutsättningar. Men hybridmöten ställer mycket större krav på teknik än ett rent webbmöte.
Avgränsning: artikeln tar inte upp smittskydd, läs t ex Folkhälsomyndighetens Frågor och svar om regler för restauranger, krogar m m.
Online-möte
Många klubbar i distriktet har numera erfarenhet av online-möten i Zoom (eller GTM, Teams osv). Videomötet kan de flesta hantera på dator, padda eller telefon, det är billigt, har full interaktivitet och det ger inte minst möjlighet att få intressanta föreläsare som inte behöver resa till klubblokalen. Också möjlighet till samverkan mellan olika klubbar om "toppenföredrag" m m. Etthundra procent Covid-19-säkrat!
Gratislicensen för Zoom medger möte upp till 40 minuter med högst 100 deltagare. Licens med Rotaryrabatt kostar 15 USD/månad inkl local tax-påslag (det blir något billigare med årsabonnemang). Mer info på distriktets sida Klubbmöten.
Hybridmöte
Termen hybridmöte avser ett möte där vissa deltagare finns i en fysisk lokal och andra deltagare online.
Föredragsdelen av Rotarymötet är relativt lätt att dela. T o m mycket enkel, om föredragshållaren är en av online-deltagarna.
Interaktivitet och nätverkande som inkluderar samtliga mötesdeltagare kräver däremot planering och praktiska försök samt en utvecklingsprocess som bygger på den enskilda klubbens förutsättningar.
Nyckelorden för lyckat hybridmöte är inkluderande och likabehandling. Under de interaktiva delarna av mötet - måltidssamtal, frågestund, diskussioner, beslut - måste målsättningen vara att online-deltagare kan vara med i mötet på samma villkor som deltagarna i lokalen: "alla är med"!
De väsentliga faktorerna för att genomföra mötet inkluderande med likabehandling av deltagarna är
- de fysiska deltagarna i lokalen ser online-deltagarna
- online-deltagarna ser deltagarna i lokalen
- alla deltagare kan begära ordet lika lätt, vare sig de är online eller i lokalen
- bra ljud online från inlägg och kommentarer som görs i lokalen
- facilitering av mötet för att säkerställa målsättningen med hybridformatet: att "alla är med" i mötet!
Förutom tillgång till ett videomötessystem (t ex Zoom) ställer ett lyckat hybridmöte krav på teknisk utrustning och framförallt en eller helst flera personer med kompetens att koordinera/facilitera mötet.
Miniminivå av teknik i lokalen är - förutom den vanliga projektorn med högtalare - en dator med separat webbkamera på kamerastativ. Datorn kan användas för både videomöte och föredragsbilder, vare sig föreläsaren är i lokalen eller online. Webbkameran flyttas och riktas under mötet mot olika delar av rummet så att online-deltagarna får närvarokänsla. För att visa onlinedeltagarna i möteslokalen använd normalt Zooms Gallery View som visar upp till 49 deltagare. Växla vid inlägg från onlinedeltagare till Speaker View.
Alternativt använd en Zoom-uppkopplad iPad eller telefon på stativ (iPad har mycket bra ljudbehandling!) medan föreläsaren visar bilder från sin dator som vanligt. I det fallet bör en online-deltagare med dator vara Zoom-värd för att ha kontroll på onlinedelen av mötet, t ex kunna tysta deltagarmikrofoner vid störande ljud.
Det går att behålla viss interaktivitet med online-deltagarna under presentation med bilder genom att t ex låta ett chattfönster vara öppet vid sidan om videokonferensfönstret och att klubbens "hybridfacilitator" kör datorn, sköter bildväxlingen åt föredragshållaren samt läser upp frågor från onlinedeltagarna.
Ljudupptagning från det fysiska mötet till online-deltagarna är en stor utmaning när man har begränsad budget. Utmaningen med ljudupptagning blir ännu större i en lokal där många fysiska mötesdeltagare ska sitta med avstånd (se artikelns vinjettbild!). Använd helst den separata webbkamerans mikrofon eftersom den kommer att vara närmare ljudkällan än datorns inbyggda mikrofon. Fysiska deltagare som vill säga något bör dessutom gå fram till den fasta miken (t ex i webbkameran) och tala där. Men bättre är en trådlös mik som kan skickas runt i lokalen, det är en smidig låg-budgetlösning.
Tänk också på GDPR om ni spelar in och lägger ut mötet publikt. Då behöver ni medgivande från de fysiska deltagarna (Zoom-deltagarna godkänner inspelning i onlinemötet).
Ambitiösare teknikalternativ beskrivs i referensmaterial 1 nedan.
Hybridklubb?
En hybridklubb varvar online-möten med fysiska möten, som t ex E-Club of Riddarfjärden har sedan många år. Inför hösten kan det vara en idé för klubbar som vill pröva olika verksamhetsformer, men vill undvika de teknik- och andra utmaningar som ett hybridmöte medför.
Utomhusmöten
Slutligen ska också nämnas att uppfinningsrikedomen har varit stor inom Rotary under förra året. Många klubbar har haft utomhusaktiviteter: promenader "walk-and-talk", besök på utomhuscaféer, hämta mat utanför restaurang och ta med till park, boule-kväll, grillkväll i stor trädgård. Och så vidare. Till och med lunch som körts hem till varje medlem och ätits gemensamt online. Se Rotary Norden nr 4, sid 22-23 och sid 48-49.
Hur hittar man andras program/evenemang?
2370-klubbarnas program samlas på distriktswebben På gång inom distriktet, utom E-Club of Riddarfjärden, Oxelösund, Saltsjöbaden, Stockholm-Sydväst, Södertälje Östra (gå till deras webbar). Distrikt 2390-klubbarnas program finns i På gång i klubbar och distrikt och för D2400 heter sidan Program och evenemang.
Övriga svenska distrikt som inte använder ClubRunner kan inte visa sammanställning av sina klubbars program. Deras klubbar hittar man via distriktssidorna t ex rotary.se/2350. Länkar till alla distrikt finns på rotary.se.
List of Online Rotary Club Meetings Around the World - ett klubbinitiativ i Corona-tider, för att ta tillvara de nya möjligheterna att besöka andra klubbar.
Referensmaterial
Här ett axplock av material på nätet om onlinemöten och hybridmöten. Googla på t ex "Rotary online meeting", "Rotary hybrid meeting".
- Hybrid Rotary Meetings Technology Guide - bra genomgång för olika ambitionsnivåer, vilken teknik respektive arbetsinsats som behövs, från zon 33-34.
- Tio olika hybridmöten – bli inspirerad av forskarnas lista. Artikel ur Ingenjören.
- Links to how-to guides and best practices for Rotarians by a Rotarian. Guides by Mitty.
- Nuts and Bolts of Managing a “Hybrid” Rotary Meeting - kortfattad guide från Upper Arlington RC.
- Don’t Leave Remote Participants Hanging: 8 Tips for a Meeting of Equals - handfasta tips om genomförande av hybridmöte., från företaget Lucid, The Meeting Innovation Company.
- On Hybridity and conference presentations… - intressanta erfarenheter från en hybridworkshop i Online Learning Consortium (Boston/USA).
- Kochrezept für Hybrid-Meetings - "Digital is so yesterday! Die Zukunft gehört den hybriden Kultur- und Arbeitstechniken" säger distrikt 1940!
- Keep Your District And Club Members Connected With Online Meetings - guide för Rotarymöten online, från zon 26-27.
- Taking your club online - ur The Rotarian, intervju med Charlotte Ahlberg of Färjestaden, Sweden som har jobbat mycket med e-klubbar.
- RI Learning Center: Club Online Meetings
- Om Mark Maloney kan, då kan alla ... - videointervju (16 min) med RI-presidenten om hans erfarenheter av alternativa mötesformer.
Se också andra artiklar om mötesformer m m på supportsidan Klubbmöten.
Detta är en något uppdaterad version av artikeln med samma rubrik som jag ursprungligen skrev inför hösten 2020.