ClubRunner FAQ

Publicerad av Anders Tihkan

FAQ är avsedd att komplettera distriktets supportsidor som behandlar större sakområden i ClubRunner.

FAQ-spalten är en artikel, då kan nämligen kommentarsfältet utnyttjas för tips om tillägg. Frågor och svar kommer att läggas till löpande.

BEHÖRIGHETER

Behörighet i ClubRunner är kopplad till person (inte till uppdrag) och är inte tidsbunden, dvs den står kvar tills den ändras, även om personen inte längre har något funktionärsuppdrag. Översikt av behörigheterna visas i Medlemskap/Medlemslista.

En funktionär som är inloggad i distriktets ClubRunner (samma inloggningsuppgifter som till egna klubben) kan utöva sin klubb-behörighet för att redigera den egna klubben via distriktets menyer, se supportsidan Distrikts-CR.

Rekommendation: klubben bör ha två medlemmar med admin-behörighet (30), plus distriktets IT-samordnare (för support).

FRÅGA	SVAR
Hur ändrar man behörighet för medlem?	Medlemsprofil, flik Inställningar
Vilka nivåer finns och vad ger de rätt till?	Presidenten ska ha nivå 40 och övriga funktionärer nivå 50 (nivå 60 för mer begränsad roll som Editor/redaktör). Se ClubRunners översikt för vad respektive nivå får göra: What access levels are there in ClubRunner? (engelska).

Konto hos RI/My Rotary (Rotary International) är ett helt separat konto som hanteras av RI. Behörigheten där styrs av den roll som är registrerad hos RI (normalt genom synkronisering från klubbens ClubRunner).

INLOGG TILL CLUBRUNNER

Gå till din klubbwebb (se lista över distriktets klubbar, klicka på hussymbolen). Klicka på Medlemsinloggning uppe till höger. Klicka på Glömt lösenord och ange din e-postadress. Du får omgående ett mail från ClubRunner med en länk. Klicka på länken. Du får upp en sida för återställning av lösenord:

notera ditt inloggningsnamn (som för nya medlemmar autogenereras på formatet FornamnEfternamn[5-ställigt nummer] )
skapa ditt lösenord.

Gå till klubbwebben och logga in på Medlemsinloggning uppe till höger. När du är inloggad klicka på Medlemsområde uppe till höger, då kommer du in i ClubRunners menyer (de du inte har behörighet till är gråa). Granska din egen profil: Mitt ClubRunner -> Min Profil. Dina uppgifter kommer från ClubAdmin, utom arbetsgivardata. Kolla under fliken Personlig och uppdatera vid behov. Under fliken Inställningar kan du ändra ditt inloggningsnamn och byta lösenord.

MEDLEMSKAP

ClubRunner synkar i realtid med RI/MyRotary*. Det betyder att du efter några minuter kan logga in i MyRotary för att verifiera att den nya medlemmen finns där, eller att ändringar har gått igenom. En avslutad medlem inte längre finns i listan Active members i MyRotary, utan finns i Terminated members. Behöriga att se medlemsuppgifter i MyRotary är klubbens president, sekreterare, skattmästare, executive secretary, ordf medlemskommitté, ordf TRF-kommitté.

Tips: innan ny medlem läggs till, gör iordning en egen mall för välkomstmeddelande (E-post, Skicka mejl. New Member Templates) till klubben.

* under förutsättning av att klubbens RI-integration är aktiverad. Läs om integrationen i ClubRunners RI Integration Introduction and Overview (engelska).

FRÅGA	SVAR
Hur lägger man till ny medlem?	Gå till Medlemmar/Medlemsförteckning: - Transfer New Member för f d Rotarian (mycket smidig sökfunktion som kollar hela RI-registret) - Lägg till ny medlem för den som ej varit Rotarian tidigare, eller inte kan hittas i Transfer-sökfunktionen. Se till att alternativet Rapportera ny medlem till RI är valt. Skicka gärna välkomstmeddelande med egen mall, se ovan (Välj Custom + namn på egen mall).
Hur avslutar man medlem?	Gå till Medlemmar, Medlemsförteckning. På medlemmens rad: Ändra Status leder till dialogsida för att avsluta eller ändra typ av medlemskap. RI accepterar bara avslutsdatum 30 dagar bakåt eller framåt i tid. OBS: Avslut i ClubRunner sker omgående, även om du skriver ett framtida datum. Medlemmen flyttas alltså omgående till kategorin Tidigare medlemmar och tas därmed bort från den utskickslistan för aktiva medlemmar. Se alltid till att alternativet Rapportera till Rotary International är markerat, så att avslutet synkas till RI. Avslut hos RI görs vid utgången av det dygn (amerikansk tid) som RI fick rapport om avslut i ClubRunner. Rapporten är synkroniserad när Status är "Complete. Update completed successfully" i Member Updates Archive. Ända tills det amerikanska dygnet är slut kan Jämför & synka* därför visa en Member Type Mismatch.* Särskilt inför halvårsskifte: kontrollera genom funktionen RI Integration/Jämför och synka att RI har fått uppgiften, eller logga in hos RI. Jämför och synka kommer att visa om någon medlem har olika medlemstyp i ClubRunner resp RI (t ex avslutad i ClubRunner men aktiv i RI).

FRÅGA

SVAR

Hur lägger man till ny medlem?

Gå till Medlemmar/Medlemsförteckning:
- Transfer New Member för f d Rotarian (mycket smidig sökfunktion som kollar hela RI-registret)
- Lägg till ny medlem för den som ej varit Rotarian tidigare, eller inte kan hittas i Transfer-sökfunktionen.
Se till att alternativet Rapportera ny medlem till RI är valt.
Skicka gärna välkomstmeddelande med egen mall, se ovan (Välj Custom + namn på egen mall).

Hur avslutar man medlem?

Gå till Medlemmar, Medlemsförteckning. På medlemmens rad: Ändra Status leder till dialogsida för att avsluta eller ändra typ av medlemskap.
RI accepterar bara avslutsdatum 30 dagar bakåt eller framåt i tid.
OBS: Avslut i ClubRunner sker omgående, även om du skriver ett framtida datum. Medlemmen flyttas alltså omgående till kategorin Tidigare medlemmar och tas därmed bort från den utskickslistan för aktiva medlemmar.
Se alltid till att alternativet Rapportera till Rotary International är markerat, så att avslutet synkas till RI.
Avslut hos RI görs vid utgången av det dygn (amerikansk tid) som RI fick rapport om avslut i ClubRunner. Rapporten är synkroniserad när Status är "Complete. Update completed successfully" i Member Updates Archive. Ända tills det amerikanska dygnet är slut kan Jämför & synka därför visa en Member Type Mismatch.
Särskilt inför halvårsskifte: kontrollera genom funktionen RI Integration/Jämför och synka att RI har fått uppgiften, eller logga in hos RI. Jämför och synka kommer att visa om någon medlem har olika medlemstyp i ClubRunner resp RI (t ex avslutad i ClubRunner men aktiv i RI).

SEKRETESS I MEDLEMSPROFIL

I ClubRunner bestämmer medlemmen själv visning och sökbarhet på två nivåer (klubb, distrikt) respektive vilka uppgifter som ska uppdateras hos RI (MyRotary). Detta görs i medlemsprofilens flik Sekretess.

FRÅGA	SVAR
Hur stänger man av uppgifter som man inte vill visa i klubb eller distrikt?	Medlemsprofil, flik Sekretess -> Redigera: District Privacy Settings resp Club Privacy Settings. Uppgifterna som stängs av syns inte i mobil-appen, sökfunktionen på distriktssidan, eller i medlemslistor som andra medlemmar har tillgång till.
Hur stänger man av uppdatering mot RI?	Som ovan, men i sektionen RI integrationssäkerhet. Observera att inställningen bara gäller uppdatering. Uppgift som redan finns hos RI ligger kvar.