support Närvaro

Närvaro är inte kopplad till Evenemang

I ClubRunner finns ingen koppling mellan Evenemang och Närvaroregistrering. Det finns inte heller någon koppling till andra klubbar, eftersom ClubRunner är byggt utifrån att varje klubb äger all sin data.

Varje möte där närvaro ska registreras skapas i Närvaromodulen, oavsett vad som finns eller inte finns i klubbens Evenemangsplanerare.

Glöm inte att stänga mötet (Close) när registreringen är klar. Det är först när mötet stängs som det blir underlag för klubbens och distriktets närvarostatistik. Det går att öppna ett möte (re-open) för justering i efterhand.

Möte = ordinarie veckomöte, inget annat!

Registrera högst fyra möten per månad, dvs klubbens ordinarie veckomöten. Övriga möten hanteras med Makeups (gottgörelse), se nedan.

Utbildning

Läs om Närvaromodulen i ClubRunners Attendance Module Overview eller titta på ClubRunners Video Tutorial (båda på engelska).

Gäster

Under fliken Guests registrerar man gäster. Om e-postadressen registreras får gästen ett automatiskt integritetsmeddelande (att vederbörande är registrerad i klubben) med e-post.

Gäster blir egen sändlista

Mötesgäster kopplas automatiskt till Externa kontakter och placeras i gruppen Meeting Guests, vilken bl a kommer upp vid utskick som en valbar grupp under kategorin Contact Groups. Notera att en person i Externa kontakter kan placeras i flera grupper, t ex både Meeting Guests och Blivande medlemmar (egendefinierad grupp).

Läs mer på supportsidan Externa kontakter.

Gästande Rotarianer

Rotarian från annan klubb hanteras som Gäst. Ett snyggt sätt att tacka för besöket är att skicka e-post enligt en mall som man gjort just för detta ändamål: välj rätt mall, expandera sändlistan Meeting Guests (under Contact Groups), markera gästerna och Sänd.

Gottgörelse av frånvaro

Gottgörelse (Makeup) med t ex besök i annan klubb måste anmälas av medlemmen själv till den klubbfunktionär som hanterar närvaro. Det går att välja om gottgörelsetillfället ska sparas (Bank), läggas in automatiskt eller för specifikt möte.

Närvaro vid annat möte än ordinarie klubbmöte (t ex styrelsemöte, studiebesök, vandring) registreras som Makeup och kan kompensera för frånvaro vid ordinarie klubbmöte. För att enkelt pricka av deltagare i ett annat möte: gå till Närvaro/Makeups (i vänsternavigeringen) och använd den blå knappen Add Multiple Makeups.

Vid närvaroregistrering för ordinarie klubbmöte: gör till vana att alltid gå till fliken Makeups och vid avsnittet Apply Makeups for Missed Members trycka på den orangea knappen Auto-assign Makeups for All Members för att lägga till möjliga gottgörelser. Om knappen är grå finns inga gottgörelser som går att använda.

ClubRunner har byggt in RI:s regelverk som utgångspunkt för hur gottgörelse får ske. Inställningarna går att ändra om klubben har andra regler i sina stadgar.

Läs mer om Makeup på ClubRunners Assigning Makeups for a Meeting.

Skriv ut medlemslista för avprickning

Utskriftslänkarna finns i närvarosidans vänsterspalt: skriv ut en enkel lista med bara namn (Simple List) eller en "mötesredovisning" (Attendance List), se ClubRunners Print Member List/Attendance Sheet.