Gäster
Under fliken Gäster registrerar man gäster till ordinarie klubbmöte. Om e-postadressen registreras får gästen ett automatiskt integritetsmeddelande (att vederbörande är registrerad i klubben) med e-post.
Gäster vid andra aktiviteter hanteras inte av ClubRunners närvarofunktion. Däremot kan man alltid registrera icke-medlemmar så att de finns tillgängliga för utskick m m. Se supportsidan Externa kontakter.
Gästande Rotarianer
Rotarian från annan klubb hanteras som Gäst.
Gäster blir "kontakter"
Mötesgäster kopplas automatiskt till Externa kontakter och placeras i gruppen Meeting Guests, vilken bl a kommer upp vid utskick som en valbar grupp under kategorin Contact Groups. Notera att en person i Externa kontakter kan placeras i flera grupper, t ex både Meeting Guests och Blivande medlemmar (egendefinierad grupp). Se supportsidan Externa kontakter.
Tackbrev till gäster
Ett snyggt sätt att tacka för besöket är att skicka e-post enligt en mall som man gjort just för detta ändamål: välj rätt mall, expandera sändlistan Meeting Guests (under Contact Groups), markera mottagare och Sänd.
Gör mall med genväg från startsidan: blocket Kommunikation - Mejlmallar. Exempel se Närvaro-gästmall (öppnas i nytt fönster).
Medlemmar: gottgörelse av frånvaro
Närvaro vid annat möte än ordinarie klubbmöte (t ex styrelsemöte, studiebesök, vandring, besök i annan klubb) registreras som Makeup (gottgörelse) och kan kompensera för frånvaro vid ordinarie klubbmöte.
Deltagande i annat möte måste anmälas av medlemmen själv till den klubbfunktionär som hanterar närvaro. Det går att välja om gottgörelsetillfället ska sparas (Bank), läggas in automatiskt eller för specifikt möte.
För att enkelt registrera deltagare från annat möte: gå till Närvaro/Makeups (i vänsternavigeringen) och använd den blå knappen Add Multiple Makeups (eller Add Makeup om det bara är en medlem):
I exemplet ovan har medlemmen på första raden använt sin aktivitet 29 november för att gottgöra frånvaro vid klubbens veckomöte 11 december. Raden är därför grön. Medlemmen på andra raden har 12 januari i gottgörelsebanken, vilket kan användas under 14 dagar framåt eller bakåt (eller den tid som klubben har definierat).
ClubRunner har byggt in RI:s regelverk som utgångspunkt för hur gottgörelse får ske. Inställningarna går att ändra för anpassning till klubbens stadgar.
Auto-assign vid ordinarie klubbmöte
Vid närvaroregistrering för ordinarie klubbmöte: gör till vana att alltid gå till fliken Makeups och vid avsnittet Apply Makeups for Missed Members trycka på den orangea knappen Auto-assign Makeups for All Members för att lägga till möjliga gottgörelser. Om knappen är grå finns inga gottgörelser som går att använda.
Läs mer om Makeup på ClubRunners Assigning Makeups for a Meeting.
