Medlemskap

ClubRunner synkar i realtid med RI/MyRotary*. Det betyder att du efter några minuter kan logga in i MyRotary för att verifiera att den nya medlemmen finns där, eller att ändringar har gått igenom. En avslutad medlem finns inte längre i listan Active members i MyRotary, utan finns i Terminated members. Behöriga att se medlemsuppgifter i MyRotary är klubbens president, sekreterare, skattmästare, executive secretary, ordf medlemskommitté, ordf TRF-kommitté. 
 
Tips: innan ny medlem läggs till, gör iordning en egen mall för välkomstmeddelande (E-post/Skicka e-post. New Member Templates) till klubben. Se exempel nedan.

* under förutsättning av att klubbens RI-integration är aktiverad. Läs om synkronisering av medlemsuppgifter på supportsidan RI-integration.
 

Lägg till ny medlem

  • Gå till Medlemmar/Medlemsförteckning: 
    - Överför Rotarymedlem till klubben (BLÅ knapp) för f d Rotarian (mycket smidig sökfunktion som kollar hela RI-registret)

    eller

    - Lägg till ny medlem (ORANGE knapp) för den som ej varit Rotarian tidigare, eller inte kan hittas i Transfer-sökfunktionen.
     
  • Se till att alternativet Rapportera ny medlem till RI är valt. 
  • Skicka gärna välkomstmeddelande med egen mall, se nedan (Välj Custom + namn på egen mall).
 

Avsluta medlem

  • Gå till Medlemmar, Medlemsförteckning. På medlemmens rad: Ändra Status leder till dialogsida för att avsluta eller ändra typ av medlemskap.
  • RI accepterar bara avslutsdatum 30 dagar bakåt eller framåt i tid.
  • OBS: Avslut i ClubRunner sker omgående, även om du skriver ett framtida datum. Medlemmen flyttas alltså direkt till kategorin Tidigare medlemmar och tas därmed bort från utskicksfunktionen för aktiva medlemmar.
  • Se alltid till att alternativet Rapportera till Rotary International är markerat, så att avslutet synkas till RI.
  • Avslut "idag" hos RI görs vid utgången av det dygn (amerikansk tid) som RI fick rapport om avslut i ClubRunner. Rapporten är synkroniserad när Status är "Complete. Update completed successfully" i Member Updates Archive. Ända tills det amerikanska dygnet är slut kan Jämför & synka därför visa en Member Type Mismatch.
     

Kontrollera inför halvårsskiftet

Kontrollera att RI-registret (MyRotary) har uppdaterats från klubbens ClubRunner. Använd funktionen RI Integration/Jämför och synka att RI har fått uppgiften, eller logga in hos RI. Jämför och synka kommer att visa om någon medlem har olika medlemstyp i ClubRunner resp RI (t ex avslutad i ClubRunner men aktiv i RI).
 
Läs mer på supportsidan RI-integration.
Exempel: Välkomstmeddelande ny medlem
Gör ett klubbspecifikt välkomstmeddelande som skickas ut automatiskt vid registrering av ny medlem! Längst ner på sidan för registrering av ny medlem väljer du Custom + namn på egen mall.
 
Mall gör du i menyn under E-post/Skicka e-post, New Member Templates (vänsterspalten): Lägg till ny mall.
 
Koderna $---$ i mallen nedan sätter vid utskicket in den nya medlemmens förnamn respektive för- och efternamn på funktionär som gör medlemsregistreringen. Lämpligt namn på mallen är "Ny medlem" och på ämnesraden i mallen "Välkommen till xxxx Rotaryklubb". 
 
Observera att länkadressen på andra raden nedan måste ändras till er klubbs id-nummer (begär själv nytt lösenord, så ser du länken för din klubb) om ni väljer att ha en direkt länk i meddelandet. Alternativt ge klubbwebbens adress och instruktion om att trycka på Medlemsinloggning/Glömt lösenord.
 
***************************
 

Hej $FIRST_NAME$!

Välkommen till Värmdö Skärgård Rotaryklubb och ditt medlemskonto i medlemssystemet ClubRunner. Börja med att klicka på https://www.crsadmin.com/Gen/PasswordRecovery.aspx?aid=15591 eller kopiera länken till webbläsaren. Ange din e-postadress (samma som du får detta mail till). Du får omgående ett mail med länk för att skapa lösenord. Med det nya lösenordet kan du logga in på varmdoskargard.se 

Du kan redigera dina uppgifter i Mitt ClubRunner -> Min profil. Börja gärna med att ladda upp ett foto till profilen. Du kan byta inloggningsnamn och/eller lösenord under fliken Inställningar i din profil. Skriv gärna några rader om dig själv under fliken Biography.

ClubRunners (gratis) mobil-app hittar du i AppStore resp GooglePlay (sök ClubRunner). När du startar appen är det samma  inloggningsuppgifter som till klubbwebben.

ClubRunners kunskapsbank (engelska) finns på www.clubrunnersupport.com.

Än en gång: hjärtligt välkommen till vårt nätverk! 

Bästa Rotaryhälsningar
VÄRMDÖ SKÄRGÅRD ROTARYKLUBB
$SENDER_FIRST_NAME$ $SENDER_LAST_NAME$

 

- - - lägg gärna in klubbens logga här

Avidentifiera f d medlemmar

När klubben inte längre har anledning att bevara personuppgifterna kräver GDPR att dessa tas bort. För att ändå bevara medlemsstatistik etc har ClubRunner en avidentifieringsfunktion, s k Pseudonymisering, som löser detta så att siffrorna för medlemsutveckling, närvaro m m inte påverkas. Data som inte direkt kan kopplas till person raderas inte, t ex in- och utträdesdatum i klubben, klassifikation.

 
Om klubben inte har särskilda skäl att vänta med detta rekommenderar distriktet att funktionen körs senast ca tre månader efter utgången av rotaryåret då medlemskapet avslutades. 
 
 

RI-registret (MyRotary)

Alla Rotarymedlemmars data sparas hos Rotary International i USA för "all evighet", utan avidentifiering. F d medlemmar finns därför i RI:s register som vi når genom CR-funktionen Överför ny medlem (blå knappen på sidan Medlemslista). Där söker du world wide och kan se klubbhistorik och om vederbörande har aktivt medlemskap i någon klubb.
 
RI:s lagring kan vi i Sverige inte påverka eller ta ansvar för, men vi kan se till att våra egna rutiner följer GDPR.
 

GDPR

Se i övrigt supportsidan GDPR.
Behörighet och sekretess
Nu på egen supportsida: Behörighet och sekretess
Supportmeny ClubRunner

SUPPORTCENTER

(på engelska)

Utnyttja gärna ClubRunners stora kunskapsbank.

Där finns bl a videoinstruktioner för många situationer och CR-funktioner.
 
På svenska m h a Google Translate - men frågorna måste skrivas på engelska.