Medlemskap
ClubRunner synkar i realtid med RI/MyRotary*. Det betyder att du efter några minuter kan logga in i MyRotary för att verifiera att den nya medlemmen finns där, eller att ändringar har gått igenom. En avslutad medlem finns inte längre i listan Active members i MyRotary, utan finns i Terminated members. Behöriga att se medlemsuppgifter i MyRotary är klubbens president, sekreterare, skattmästare, executive secretary, ordf medlemskommitté, ordf TRF-kommitté.
Tips: innan ny medlem läggs till, gör iordning en egen mall för välkomstmeddelande (E-post, Skicka mejl. New Member Templates) till klubben.
* under förutsättning av att klubbens RI-integration är aktiverad. Läs om synkronisering av medlemsuppgifter på supportsidan RI-integration.
Lägg till ny medlem
- Gå till Medlemmar/Medlemsförteckning:
- Transfer New Member för f d Rotarian (mycket smidig sökfunktion som kollar hela RI-registret)
eller
- Lägg till ny medlem för den som ej varit Rotarian tidigare, eller inte kan hittas i Transfer-sökfunktionen.
- Se till att alternativet Rapportera ny medlem till RI är valt.
- Skicka gärna välkomstmeddelande med egen mall, se ovan (Välj Custom + namn på egen mall).
Avsluta medlem
- Gå till Medlemmar, Medlemsförteckning. På medlemmens rad: Ändra Status leder till dialogsida för att avsluta eller ändra typ av medlemskap.
- RI accepterar bara avslutsdatum 30 dagar bakåt eller framåt i tid.
- OBS: Avslut i ClubRunner sker omgående, även om du skriver ett framtida datum. Medlemmen flyttas alltså direkt till kategorin Tidigare medlemmar och tas därmed bort från utskicksfunktionen för aktiva medlemmar.
- Se alltid till att alternativet Rapportera till Rotary International är markerat, så att avslutet synkas till RI.
- Avslut "idag" hos RI görs vid utgången av det dygn (amerikansk tid) som RI fick rapport om avslut i ClubRunner. Rapporten är synkroniserad när Status är "Complete. Update completed successfully" i Member Updates Archive. Ända tills det amerikanska dygnet är slut kan Jämför & synka därför visa en Member Type Mismatch.
Kontrollera inför halvårsskiftet
Kontrollera att RI-registret (MyRotary) har uppdaterats från klubbens ClubRunner. Använd funktionen RI Integration/Jämför och synka att RI har fått uppgiften, eller logga in hos RI. Jämför och synka kommer att visa om någon medlem har olika medlemstyp i ClubRunner resp RI (t ex avslutad i ClubRunner men aktiv i RI).
Läs mer på supportsidan RI-integration.
När klubben inte längre har anledning att bevara personuppgifterna kräver GDPR att dessa tas bort. För att ändå bevara medlemsstatistik etc har ClubRunner en anonymiseringsfunktion som löser detta så att siffrorna för medlemsutveckling, närvaro m m inte påverkas. Data som inte direkt kan kopplas till person raderas inte, t ex in- och utträdesdatum i klubben, klassifikation.
Om klubben inte har särskilda skäl att vänta med detta rekommenderar distriktet att funktionen körs senast ca tre månader efter utgången av rotaryåret då medlemskapet avslutades.
Se ClubRunners supportsida How do I use the GDPR Pseudo-Anonymization tool?
Notera dock att f d medlemmar finns tillgängliga genom funktionen Transfer New Member (blå knappen på sidan Medlemslista) som söker i RI:s register world wide. Där kan du se klubbhistorik och om vederbörande har ett aktivt medlemskap i någon klubb.
RI-registret (MyRotary)
Alla Rotarymedlemmars data sparas hos Rotary International i USA för "all evighet", utan anonymisering. RI:s lagring kan vi i Sverige inte påverka eller ta ansvar för, men vi kan se till att våra egna rutiner följer GDPR.
Nu på egen supportsida: Behörighet och sekretess
