Medlemskap
ClubRunner synkar i realtid med RI/MyRotary*. Det betyder att du efter några minuter kan logga in i MyRotary för att verifiera att den nya medlemmen finns där, eller att ändringar har gått igenom. En avslutad medlem inte längre finns i listan Active members i MyRotary, utan finns i Terminated members. Behöriga att se medlemsuppgifter i MyRotary är klubbens president, sekreterare, skattmästare, executive secretary, ordf medlemskommitté, ordf TRF-kommitté.
Tips: innan ny medlem läggs till, gör iordning en egen mall för välkomstmeddelande (E-post, Skicka mejl. New Member Templates) till klubben.
* under förutsättning av att klubbens RI-integration är aktiverad. Läs om synkronisering av medlemsuppgifter på supportsidan RI-integration.
Lägg till ny medlem
- Gå till Medlemmar/Medlemsförteckning:
- Transfer New Member för f d Rotarian (mycket smidig sökfunktion som kollar hela RI-registret)
eller
- Lägg till ny medlem för den som ej varit Rotarian tidigare, eller inte kan hittas i Transfer-sökfunktionen.
- Se till att alternativet Rapportera ny medlem till RI är valt.
- Skicka gärna välkomstmeddelande med egen mall, se ovan (Välj Custom + namn på egen mall).
Avsluta medlem
- Gå till Medlemmar, Medlemsförteckning. På medlemmens rad: Ändra Status leder till dialogsida för att avsluta eller ändra typ av medlemskap.
- RI accepterar bara avslutsdatum 30 dagar bakåt eller framåt i tid.
- OBS: Avslut i ClubRunner sker omgående, även om du skriver ett framtida datum. Medlemmen flyttas alltså omgående till kategorin Tidigare medlemmar och tas därmed bort från den utskickslistan för aktiva medlemmar.
- Se alltid till att alternativet Rapportera till Rotary International är markerat, så att avslutet synkas till RI.
- Avslut hos RI görs vid utgången av det dygn (amerikansk tid) som RI fick rapport om avslut i ClubRunner. Rapporten är synkroniserad när Status är "Complete. Update completed successfully" i Member Updates Archive. Ända tills det amerikanska dygnet är slut kan Jämför & synka därför visa en Member Type Mismatch.
- Särskilt inför halvårsskifte: kontrollera genom funktionen RI Integration/Jämför och synka att RI har fått uppgiften, eller logga in hos RI. Jämför och synka kommer att visa om någon medlem har olika medlemstyp i ClubRunner resp RI (t ex avslutad i ClubRunner men aktiv i RI).
Anonymisera f d medlemmar
När klubben inte längre har anledning att bevara personuppgifterna ska dessa tas bort. För att ändå bevara medlemsstatistik etc har ClubRunner en anonymiseringsfunktion som löser detta. Om klubben inte har särskilda skäl att vänta med detta rekommenderar distriktet att funktionen körs ca tre månader efter utgången av rotaryåret då medlemskapet avslutades.
Se ClubRunners supportsida How do I use the GDPR Pseudo-Anonymization tool?
Notera dock att f d medlemmar finns tillgängliga genom funktionen Transfer New Member (blå knappen på sidan Medlemslista) som söker i RI:s register.
BEHÖRIGHETER
Behörighet i ClubRunner är kopplad till person (inte till uppdrag) och är inte tidsbunden, dvs den står kvar tills den ändras, även om personen inte längre har något funktionärsuppdrag. Behörigheterna per person visas i Medlemskap/Medlemslista.
En funktionär som är inloggad i distriktets ClubRunner (samma inloggningsuppgifter som till egna klubben) kan utöva sin klubb-behörighet för att redigera den egna klubben via distriktets menyer, se supportsidan Distrikts-CR.
Rekommendation: klubben bör ha två medlemmar med admin-behörighet (30), plus distriktets IT-samordnare (för support).
Andra användare (icke medlemmar i klubben) kan läggas in i gruppen Övriga användare (se vänsterspalten på sidan Medlemskap/Medlemslista) och vid behov tilldelas högre behörighet.
Konto hos RI/My Rotary (Rotary International) är ett helt separat konto som hanteras av RI. Behörigheten där styrs av den roll som är registrerad hos RI (normalt genom synkronisering från klubbens ClubRunner).
| FRÅGA | SVAR |
|---|---|
| Hur ändrar man behörighet för medlem? | Medlemsprofil, flik Inställningar. Se också CR:s guide för att ändra behörighet (engelska). |
| Vilka nivåer finns och vad ger de rätt till? |
Presidenten ska ha nivå 40 och övriga funktionärer nivå 50 (nivå 60 för mer begränsad roll som Editor/redaktör).
Se ClubRunners översikt för vad respektive nivå får göra: What access levels are there in ClubRunner? (engelska).
|
| Vem kan ändra behörighet? |
Du måste ha minst nivå 50 för att kunna ändra någon annan medlems behörighetsnivå. Du kan inte ge någon annan högre behörighet än din egen. Alltså är det bara ClubRunner-administratören med nivå 30 som kan tilldela nivå 30 till andra.
|
SEKRETESS I MEDLEMSPROFIL
I ClubRunner bestämmer medlemmen själv över hur mycket uppgifter som ska visas för andra, både i klubben och i distriktet. Det går att ställa in visning och sökbarhet separat för klubb respektive distrikt. Det går också att avgränsa vilka uppgifter som ska uppdateras hos RI (MyRotary).
Inställningarna görs i medlemsprofilens flik Sekretess.
Om någon medlem fattas i vissa visningar, t ex i medlemslistan i mobil-appen eller vid sökning i distriktet, beror det på att medlemmen har skruvat åt sina sekretessinställningar.
| FRÅGA | SVAR |
|---|---|
| Hur stänger man av uppgifter som man inte vill visa i klubb eller distrikt? |
Medlemsprofil, flik Sekretess -> Redigera: District Privacy Settings resp Club Privacy Settings. Uppgifterna som stängs av syns inte i mobil-appen, sökfunktionen på distriktssidan, eller i medlemslistor som andra medlemmar har tillgång till.
|
| Hur stänger man av uppdatering mot RI? |
Som ovan, men i sektionen RI integrationssäkerhet.
Observera att inställningen bara gäller uppdatering. Uppgift som redan finns hos RI ligger kvar. För att RI ska radera uppgift måste medlemmen skriva (på engelska) till data@rotary.org och begära det.
Namn och RI-medlemsnummer är förstås obligatoriska fält för synkronisering med RI.
|
