1. START
DITS i de nya CR-distrikten lägger upp rutiner för konvertering av medlemsdata och import till klubbens CR. Processen kan se lite olika ut mellan distrikten och tas därför inte upp här, men fas 1 resulterar i att klubbens medlemmar finns i klubbens CR med de persondata som fanns i ClubAdmin (utom arbetsgivardata).
2. TEST- och UTBILDNING
Bli bekant med CR-miljön genom att testa olika funktioner och samtidigt fylla på CR med mera data. Fyll webbsidor med innehåll, utbilda funktionärer i klubben så att de kan fylla på med program/evenemang och skriva artiklar. Ju snabbare de kan börja med detta, desto fortare kommer de att kunna utnyttja flera av CR:s möjligheter i sina roller.
Här går vi stegvis igenom de moment som måste eller bör göras under införandet av CR i klubben.
2.1 Övrig medlemsdata från CA – när ni har fått in medlemmarna i CR
Innan ni fyller på data i CR är det ett bra tillfälle att gå igenom vilka personuppgifter ni behandlar och varför ni använder dem. Läs Integritetsskyddsmyndighetens checklista. Kom ihåg att GDPR är ”Privacy by default”, dvs så lite som möjligt. Klubben ska därför ha som rutin att inte lägga in annat än nödvändiga personuppgifter i CR! Exempelvis namn på partner är en uppgift som inte behövs för att medlemskapet ska fungera. Men medlemmen kan förstås själv fylla på uppgifter i sin profil.
Kanada är ett s k EU Preferred Country, dvs EU har fastställt att kanadensisk lag ger adekvat skydd för kanadensiska företags hantering av europeiska personuppgifter. Distriktet har personuppgifts-biträdesavtal med CR och klubbarna behöver inte skriva på något avtal med CR. Beskrivning av GDPR-tillämpningen finns på Sverige-supportsidan.
Uppdatera integritetspolicyn
Uppdatera texten för Integritetspolicy (i webbsidornas sidfot):
- Gå till Admin -> Edit Privacy Policy.
- Byt ut CR:s standardtext Privacy Policy till svensk text som kopieras från Värmdö Skärgård RK. Klubbnamn finns bara i första stycket, inget annat behöver ändras i texten.
- Ändra sidans rubrik till Integritetspolicy för [klubbnamn] Rotaryklubb.
Arbetsgivaruppgifter
Införande av arbetsgivaruppgifter är helt upp till klubben, det påverkar inte införandet av ClubRunner.
Vår rekommendation är att medlemmarna själva får uppdatera sina profiler med arbetsgivardata, när de har fått sina CR-konton. En naturlig medlemsstart i CR är att kolla och komplettera sin egen profil!
Arbetsgivarnamn från CA finns annars i Work i MemberDataReport, postadress och telefon finns i de individuella medlemsrapporterna MemberData, se dokument om dataexport från CA.
Medlemsfoton
Införande av medlemsfoton är helt upp till klubben, det påverkar inte införandet av ClubRunner.
Foto måste sparas ner från varje medlems CA webbsida (se avsnitt 6.3 i dokument om dataexport från CA) för att ladda upp till medlemmens profil i CR. Även om ni senare uppmanar medlemmarna att uppdatera sitt foto i CR så är det trevligt att ha foto från början. Foton syns bl a i mobil-appen!
Medlems- och uppdragshistorik
Införande av medlems- och uppdragshistorik är helt upp till klubben, det påverkar inte införandet av ClubRunner.
Om ni önskar spara medlemmarnas klubb- och uppdragshistorik från CA sker det enklast genom att placera varje medlems dokument MemberData(n) (se avsnitt 6.3 i dokument om dataexport från CA), som CR-dokument (med krav på inloggning!). Då finns historiken enkelt tillgänglig på varje medlem.
Det går att kopiera från CA-tabellerna (Klubblista resp Organisationer på medlemmens Redigera-sida) till medlemsprofilen i CR (flik Medlemskap & Funktionärsroller): använd knappen Klistra in som vanlig text, eftersom utrymmet är begränsat till max 2000 tecken (alla tre fälten i fliken).
Om man vill ha samlad uppdragshistorik för klubben får man t ex kopiera tabellen Klubblista från medlemmens CA-sida (i webbläsaren) samt tabellen Organisationer för eventuella distriktsuppdrag, för inklistring i Word-dokument.
Utmärkelser och tidningsval
Införande av PHF-data är helt upp till klubben, det påverkar inte införandet av ClubRunner.
Dessa ska hanteras i en del av medlemsprofilen som kallas Medlemmars utmärkelser & tidningsval (Designations), men som inte ingår i inläsningen av medlemsdata genom Excelbladet. Redigering av dessa kräver behörighetsnivå 50, 40 eller 30 (se avsnitt 2.3 nedan). Se också supportsidan Tidningsval.
Ta ut PersonReport, se avsnitt 6.1 i dokument om dataexport från CA. Där finns uppgift om PHF resp tidningsval för klubbens medlemmar. Säkrast för PHF-data är dock att hämta från källan (kräver inlogg i MyRotary): PHF-listan i rapporten Club Recognition Summary! (Manage -> Club & District Admin -> Contributions)
Lägg in uppgifterna på varje medlem:
- Gå till Medlemmar -> Medlemmars utmärkelser & Rotary Norden -> Assign designations.
- Redigera medlem-för-medlem och ange deras tidningsval och ev. utmärkelser.
En annan väg till redigering är i medlemsprofilens flik Rotary under avsnittet Rotary medlemsklassificeringar, men det blir flera klick när man ska gå igenom alla medlemmar.
2.2 Klubbdata från CA
Klubbinformation
Skriv in basfakta om klubben, mötestider, -plats osv i CR: Admin -> Klubbinfo & inställningar.
Under Meetings bocka i rutan Uppdatera latitud/longitud efter mötesadress så att platsen får koordinater. Då visas klubben på distriktets klubbkarta.
Program
Registrering av program påverkar inte införandet av ClubRunner.
Tidigare program i CA gör ingen nytta i CR. Därför är vårt tips att ta ut tidigare program bara i en rapport från CA för er kommande verksamhetsberättelse:
Rapporter -> Skapa rapport -> Huvuddata=program (välj tidsintervall) -> Visa rapport -> exportera till Excel. Tyvärr kommer inte föreläsarens namn med i CA-rapporten.
Rapporter -> Skapa rapport -> Huvuddata=program (välj tidsintervall) -> Visa rapport -> exportera till Excel. Tyvärr kommer inte föreläsarens namn med i CA-rapporten.
Kommande program som finns i CA kopieras och klistras in i nya evenemang som skapas i CR, se avsnitt 2.5 nedan.
Dokument
Införande av dokument är helt upp till klubben, det påverkar inte införandet av ClubRunner.
CA filsystem klarar bara nerladdning av ett dokument i taget. AeroIT har hjälpt några klubbar att ta ut alla dokument, man får i så fall kontakta AeroIT direkt för offert (troligen ca 1000 kr per klubb).
I CR är dokumenthanteringen lättanvänd med dra-och släpp, liksom mass-uppladdning och mass-nedladdning. Alla dokument kan länkas i mail, nyhetsbrev, webbsidor eller delas med länk. Man kan lägga dokument antingen bakom inloggning eller publikt.
Funktionärer
"Grundfunktionärer" är definierade av distriktet för att vara likalydande i alla klubbar och bl a kunna arbeta med sändlistor för e-post.
Övriga funktionärer kan läggas till av klubben: Lägg till funktion och som Position väljer du t ex Club Service, anger vad ni vill ha i Title (t ex lunchkassör).
Nu har ni all medlems- och klubbdata i CR och kan utforska och testa olika funktioner, inklusive utskick. Alternativt ta en genväg till 2.9 lansera CR för medlemmarna och ställ om synkningen med RI (avsnitt 3 nedan).
2.3 Behörighetsnivåer
Uppgradera behörigheten för de medlemmar som ska arbeta i CR (Medlemsprofil/Inställningar). Alla medlemmar fick normalnivån 70 från början, utom siteadmin som måste ha 30. President ska ha 40, övriga funktionärer 50.
I CR tilldelas behörigheten individuellt (följer alltså inte med ett uppdrag). Se supportsidan Medlemskap, behörighet, sekretess.
2.4 Testutskick
Börja testa utskicksfunktionen till utvalda mottagare genom att expandera lämplig mottagargrupp i utskicksdialogerna. Exempel på hur man väljer bara en mottagare:
Samma handgrepp gäller för alla typer av utskick (evenemang, mail, nyhetsbrev etc) i CR.
Läs mer på supportsidan Utskick.
2.5 Evenemang och mallar
Utbilda programansvariga i att skriva in program. Gör gärna egna mallar för inbjudningar, kallelser m m. Med mallar för olika situationer är det supersnabbt och snyggt att skicka ut! Pröva med testutskick till sig själv eller mindre grupp.
Läs mer på supportsidan Evenemang.
2.6 Artiklar
Börja gärna tidigt att engagera flera funktionärer och klubbmedlemmar att skriva artiklar eftersom ni behöver få igång en organisation som löpande skapar innehåll som kan hämtas till webb, nyhetsbrev, mobil-app och bildar ett informationsflöde. Artiklarna hanteras på Webbplatsen -> Webbplatsens innehåll ->Stories and Blogs -> Story Library.
Läs mer på supportsidan Artiklar.
Få igång artikelflödet med gamla texter från den senaste tiden i CA, men också nya texter om t ex ClubRunner-införandet, presidentens budskap, kommande höjdpunkter i klubblivet.
Om ni skriver mötesreferat i klubben bör de förstås snarast gå över till CR:s artikelformat med bild, ingress och brödtext för att kunna visas snyggt i mobil-app och användas i nyhetsbrev.
2.7 Nyhetsbrev
Nyhetsbrev är en kraftfull funktion som effektiviserar och snabbar upp PR- och informationsarbetet och framför allt GÖR KLUBBEN SYNLIG!
Läs mer på supportsidan Nyhetsbrev.
2.8 Webbsidor
Klubbens konto levereras med en hemsida som är exempel på olika byggelement som kan användas. Det går snabbt att anpassa den så att den duger för att lansera ClubRunner hos medlemmarna, bara man har lärt sig grunderna för att använda widgets.
Läs mer på supportsidorna om webb:
2.9 Lansera ClubRunner till medlemmarna
När ni har er medlemsdata och klubbdata i CR och har skrivit in några kommande program och gärna några artiklar att visa på webb, i nyhetsbrev och i mobil-app, då finns tillräckligt med innehåll för att gå ut till medlemmarna för att lansera ClubRunner och erbjuda mobil-appen.
Läs mer på supportsidan Lansering.
