Införande av ClubRunner

Denna sida riktar sig till klubb som inför ClubRunner. 
 
För att byta från ClubAdmin (CA) till ClubRunner (CR) har vi delat in övergången i tre faser:
 
  1. START: Data från CA överförs till CR.  Fortsätt med att göra alla medlemsändringar i CA, som tidigare. Synkronisering med RI fortsätter via ClubAdmin (Semda).
  2. TEST OCH UTBILDNING: Den nya CR-webbplatsen och andra delar av CR fylls på. Funktioner utforskas. Funktionärer utbildas. Medlemmarna bjuds in till CR.
  3. DRIFTSÄTTNING: Klubben synkroniserar sitt medlemsregister med RI i realtid.
 
 
Resultat hos RI:

3.    DRIFTSÄTTNING

Detta är den formella "övergången" till CR som innebär att styra om RI-synkroniseringen från Semda till ClubAdmin.
 
Dessa inställningar behöver bara ändras vid övergången mellan olika system, det är alltså en engångsinsats som behöver göras.
 

Gör så här hos RI

Det är bara den som hos RI är registrerad som president, sekreterare, executive secretary, skattmästare, medlemskommitté-ordförande, TRF-ordförande som är behörig att göra ändringar i RI:s system.
 
OBS att det är aktuellt/pågående uppdrag som gäller, dvs byte av personer sker automatiskt hos RI 1/7 för dem som RI har registrerade på respektive rotaryår!
 
Logga in på rotary.org /MyRotary.
 
Skapa vid behov nytt konto enligt instruktioner på sidan för inlogg: Register for an account eller Create Account i Sign In-rutan.
 
Lämna ClubAdmin/Semda hos RI
Klubb som har haft RI-synkronisering med Semda (ClubAdmin) måste först avbryta den eftersom man bara kan ha en operatör som uppdaterar RI-data.
 
Dag 1: Följ instruktionerna på supportsidan Semda RI-koppling. Vila sedan medan RI uppdaterar sina inställningar!
 
Dag 2 (24 - 36 h senare): aktivera ClubRunner hos RI enligt nedan.
 
Aktivera ClubRunner hos RI
Punktens nummer nedan motsvarar bildnummer till vänster.
 
  1. För musen över rubriken Manage, sen över rubriken Club & District Administration i menyn till vänster: klicka Club Administration.
  2. Under Update Club Data: klicka på Designate a club management vendor .
  3. Under Club Management Systems: klicka Edit.
  4. Klicka Add vendor.
  5. Välj ClubRunner i rullgardinslistan. Välj Vendor Access Level = View & Edit Access.
  6. Längre ner på samma sida bocka i rutan för Certification och klicka I Agree.
  7. Resultatet ska se ut som på bild 7: Vendor = ClubRunner och Access Type = View & Edit.
 

Aktivera RI-integration i ClubRunner

Är 1 juli eller 1 januari nära? 
Då är det säkrare att vänta med aktiveringen till någon dag senare. Situationen som vi ska undvika är följande. Ni har avslutat medlemmar i ClubAdmin och därmed i RI-registret, men samma medlemmar är inte avslutade i ClubRunner. När synkroniseringen startar mellan RI och ClubRunner ska man inte riskera att dessa medlemmar synkas tillbaka till RI. De kommer att flaggas upp för granskning eftersom de har olika status hos RI resp i ClubRunner, men det känns säkrare att ta allt sådant efter halvårsskiftet, för att undvika missöden med RI-faktureringen som formellt går på uppgifterna i RI-registret den 1 juli/1 januari.
 
Aktivera integrationen
  1. Gå till RI-integration -> Inställningar.
  2. Kryssa i rutan (”Step 2”) som sätter igång integrationen med RI. Det kan dröja en tid - ibland upp till något dygn - innan denna ruta visas.
  3. Godkänn villkoren.
  4. Välj vilka medlemsuppgifter som synkas med RI. Klicka Update Privacy.
  5. På samma sida bör en Rotary Integration Notification Contact anges, lämpligen är det IT-samordnaren. Om ingen person anges blir det aktuell sekreterare som får meddelanden om synk-problem.
Efter denna manöver synkas ert medlemsregister i ClubRunner var tionde minut med RI (MyRotary) och kontaktpersonen som angavs i punkt 7 ovan får meddelanden om eventuella problem.
 
Kontrollera och åtgärda eventuella skillnader
  • Kolla sidan RI-integration/Jämför och synka att det inte finns någon rubrik med "mismatch-list" som visar medlemmar med skillnader mellan RI och CR-registren. 
  • Kolla sidan RI-integration/Jämför och synka ledande funktionärer. Där synkas de uppdrag som RI registrerar. 
Läs mer om det praktiska på supportsidan RI-integration.
 
 

Informera medlemmarna

Informera medlemmarna att ändringar av kontaktuppgifter från och med nu ska göras i ClubRunner och att klubben har lämnat ClubAdmin.

Det går att eliminera risk för medlemsmisstag genom att av-aktivera medlemmarna i CA (flik Konto: av-markera rutan under Login Konto, Spara). Kan bara göras medlem-för-medlem.
 
 

Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter i ClubRunner täcks av distriktets personuppgiftsbiträdesavtal med ClubRunner. Klubb behöver inte skriva på särskilt avtal med ClubRunner.
 
Beskrivning av GDPR-tillämpningen finns på Sverige-supportsidan.