Denna sida riktar sig till klubb som inför ClubRunner. 
 
För att byta från ClubAdmin (CA) till ClubRunner (CR) har vi delat in övergången i tre faser:
  1. START: Data från CA överförs till CR.  Fortsätt med att göra alla medlemsändringar i CA, som tidigare. Synkronisering med RI fortsätter via ClubAdmin (Semda), dock längst till 2020-06-26 *.
  2. TEST OCH UTBILDNING: Den nya CR-webbplatsen och andra delar av CR fylls på. Funktioner utforskas. Funktionärer utbildas. Medlemmarna bjuds in till CR.
  3. DRIFTSÄTTNING: Klubben synkroniserar sitt medlemsregister med RI i realtid.
     * då upphörde också möjligheten att spara från CA.
 
 
Resultat hos RI:

3.    DRIFTSÄTTNING

Instruktion finns i er CR: RI-synkning-> Inställningar, men här följer en steg-för-steg instruktion.
 

Behörighet hos RI

Det är bara president, sekreterare, executive secretary, skattmästare, medlemskommitté-ordförande, TRF-ordförande som är behöriga i RI:s system att ändra dessa inställningar.
 
OBS att det är aktuellt/pågående uppdrag som gäller, dvs byte av personer sker automatiskt hos RI 1/7!
 

Gör så här hos RI

Logga in på rotary.org /MyRotary.
 
Skapa vid behov nytt konto enligt instruktioner på sidan för inlogg: Register for an account eller Create Account i Sign In-rutan.
 
  1. (bild 1 t v) För musen över rubriken Manage, sen över rubriken Club & District Administration i menyn till vänster: klicka Club Administration.
  2. Under Update Club Data: klicka på Designate a club management vendor .
  3. Under Club Management Systems: klicka Edit.
  4. Klicka Add vendor.
  5. Välj ClubRunner i rullgardinslistan. Välj Vendor Access Level = View & Edit Access.
  6. Längre ner på samma sida bocka i rutan för Certification och klicka I Agree.
  7. Resultatet ska se ut som på bild 7: Vendor = ClubRunner och Access Type = View & Edit.
Logga ut från MyRotary.
 

Aktivera RI-integration i ClubRunner

  1. Gå till RI-synkning -> Inställningar.
  2. Kryssa i rutan (”Step 2”) som sätter igång integrationen med RI. Det kan dröja en tid - ibland upp till något dygn - innan denna ruta visas.
  3. Godkänn villkoren.
  4. Välj vilka medlemsuppgifter som synkas med RI. Klicka Update Privacy.
  5. På samma sida bör en Rotary Integration Notification Contact anges, lämpligen är det IT-samordnaren. Om ingen person anges blir det aktuell sekreterare som får meddelanden om synk-problem.
  6. Läs på i CR:s Integration Overview om hur synkningen jämför CR med RI-registret och hur ni ska hantera olika synkproblem.
  7. Kolla sidan RI-synkning/Jämför och synka att det inte finns någon rubrik med "mismatch-list" som visar medlemmar med skillnader mellan RI och CR-registren. Åtgärda ev problem (redan avslutade medlemskap i CR, se nedan!).
  8. Kolla sidan RI-synkning/Jämför och synka ledande funktionärer. Där synkas de uppdrag som RI registrerar. Åtgärda ev skillnader (se nedan).
Efter denna manöver synkas ert medlemsregister i ClubRunner var tionde minut med RI (MyRotary) och kontaktpersonen som angavs i punkt 7 ovan får meddelanden om eventuella problem.
 

Vanliga skillnader vid synkronisering

Member Type Mismatches
Om Jämför och synka-funktionen visar rubriken Member Type Mismatch och medlemmen är avslutad i CR men aktiv i RI: avslut synkas inte retroaktivt, efter att integrationen kopplats in, så det finns två sätt att lösa problemet.
  1. - Aktivera medlemskapet igen i CR, markera knappen Rapportera INTE denna aktivering till RI.
    - Avsluta medlemskapet i CR, se till att knappen Rapportera avslutad medlem till RI är markerad. 

    eller
  2. Logga in hos RI och avsluta medlemskapet.
Members Missing in RI, Members Missing in ClubRunner
Dessa två sektioner kan visa samma medlemmar beroende på att de finns i båda registren, utan RI-nummer i CR men med RI-nummer hos RI. Då kan synkroniseringen inte matcha personen.
 
Åtgärd: kopiera medlemmens ID (RI-nummer) som finns i sektionen Members Missing in ClubRunner. Klicka på samma medlems namn i sektionen Members Missing in RI för att gå till medlemsprofilen i ClubRunner. I Rotary-fliken: lägg till ID i fältet Rotary medlemsnummer. Därmed försvinner skillnaden mellan CR- och RI-registren.
 
Hjälp om synkronisering
Se ClubRunners artiklar (engelska), bl a:

Sekretessinställningar

Om någon medlem fattas i vissa visningar, t ex i medlemslistan i mobil-appen, beror det på medlemmens inställningar i sin profil (flik Sekretess). Se också ClubRunner FAQ.
 
I ClubRunner bestämmer medlemmen själv över hur mycket uppgifter som ska visas för andra, både i klubben och i distriktet.