Kontakt-kategorier
Ni har redan systemkategorierna
- Bulletin Subscribers. I den gruppen kan besökare på er webb lägga till sig själva, om ni har lagt widgeten Prenumerera nyhetsbrev på webben. Gruppen kan också hanteras på Nyhetsbrev -> Prenumeranter på nyhetsbrev.
- Friends. Medlem kan lägga in en vän: Mitt ClubRunner -> Mina vänner. Sådana personer ser administratören också under Kontakter/Friends och det visas på personens profil vem vederbörande är vän med.
Om ni registrerar gäster på mötena läggs de i kategorin Meeting Guests. Sponsors och Volonteers dyker upp om ni börjar jobba med sådana.
Lägg gärna till egna kategorier i Kontakter -> Hantera grupper.
Förslag på egna kategorier:
- Beslutsfattare i samhället (t ex politiker, myndighetsföreträdare, näringslivsprofiler)
- Blivande medlemskap
- Mediakontakter (t ex journalister, lokalpress)
- Vänner till klubben
Notera att en kontakt kan märkas ("taggas") med flera kategorier, t ex både Meeting Guests och Blivande medlemskap.
Om ni ska ha nytta av Externa kontakter måste deras e-postadress läggas in. Om bara namnet läggs in går de inte att använda vid utskick av nyhetsbrev, inbjudningar etc. Lagringen strider i det fallet också mot GDPR eftersom integritetsmeddelande inte kan skickas ut, se nedan.
GDPR
Icke-medlem som registreras i klubben (med sin e-postadress) kommer automatiskt att få s k integritetsmeddelande om att vederbörande är registrerad och närsomhelst kan avsäga sig utskick eller fortsatt registrering:
Hej [förnamn]
Vi vill informera dig om att dina kontaktuppgifter har registrerats av [klubbnamn]. Uppgifterna kommer enbart att användas inom vår verksamhet och lämnas inte ut till någon utanför Rotary.
Om du inte vill att vi ska ha dina kontaktuppgifter registrerade kan du informera oss* om att du vill ha dem raderade. Detta gäller inte dig som är medlem i Rotary, då registreringen är en förutsättning för att du som medlem ska få information som gäller ditt medlemskap.
* länk till klubbens formulär Kontakta oss.
Detta meddelande går alltid ut, även om du har kryssat i rutan att du har inhämtat personens medgivande för registrering (annars går det inte att registrera ...).
Observera att Externa kontakter utan e-postadress får inget integritetsmeddelande och bör därför inte lagras och behandlas i klubbens register.
ClubRunner-stöd om kontakter
Se vidare i ClubRunners guider för kontakter (engelska).
