Om Rotarys IT-tjänster

Här samlar vi tips och korta handledningar för de olika IT-tjänster Rotary erbjuder.

Inledning

Rotary använder flera olika IT-tjänster och det kan vara svårt att veta vilken som skall användas till vad. Det förändras dessutom över tid och skiljer lite mellan olika distrikt och klubbar. I korthet:

  • Ändra medlemsuppgifter: ClubAdmin
  • Ändra på klubbens webbsida: ClubAdmin eller WordPress
  • Hämta logotyper: rotary2370.se så Distriktets… / …dokument eller mer omfattande Rotary Brand Center
  • Hämta SAR-faktura (klubbens halvårsbetalning till RI): MyRotary
  • Kolla klubbens PHF-saldo: MyRotary
  • Fler Rotary-dokument: Dokument från RI-kontoret i Zürich

Se rubriker nedan för kort handledning till respektive tjänst.

Saknar Du något? Maila web@rotary2370.se 🙂

ClubAdmin

Tills vidare är ClubAdmin vårt nationella medlemssystem. Det ”funkar” om man ”jobbar runt” brister* och fel, men inte mer än så. Logga in här:

https://www.rotary.se/ClubAdmin/login.aspx

Saknar Du login, klicka ”Glömt lösenord” och uppge den epost-adress Du har i medlemsregistret så mailas instruktioner. Är Ditt login låst (inaktiverat efter för många misslyckade försök att logga in), maila web@rotary2370.se så aktiverar vi kontot igen.

Väl inloggad finns en meny till vänster som anpassas en del beroende på Din behörighet (automatiskt kopplat beroende på vilken funktion Du har i klubben och/eller distriktet).

Söker Du en Rotary-medlem eller klubb, se funktionerna under SÖK. Med de olika fälten kan man söka efter namn, funktion, ort, distrikt och klubb med mer. Resultatet visas i en lista och vill man exempelvis använda epost-adresserna för att maila framsökt urval, markera listan, kopiera, klistra in i Excel och markera kolumnen med epost-adresser, kopiera igen och klistra in i epost-programmets adressfält (i korthet, prova ett par gånger, det funkar men är mycket ”yxigare” än det borde).

Under ”MIN KLUBB” finns uppgifter för klubben, dess funktionärer och medlemmar (personer), program, närvaroregistrering med mer.

Om klubben använder webbplats genom ClubAdmin (adress rotary.se/klubbnamn) finns:

  • nyhetsartiklar under ARTIKLAR
  • program under PROGRAM
  • andra webbplatsfunktioner inkl. startsidan under WEBBPLATS

Listan med klubbens funktionärer under menyn OM KLUBBEN / FUNKTIONÄRER hämtas från medlemsregistret, alltså MIN KLUBB / FUNKTIONÄRER. För att visa kontaktuppgifter i listan, gå in på respektive person och under fliken Konto, avsnittet Sekretessinställningar, kryssa för ”Publik e-post” och ”Publik Telefonnummer” så visas dessa i listan.

*) Exempel på en uppenbar brist är att utifrån sökfunktionen kunna skicka epost till framsökta medlemmar. Här en väg runt:

  • Klicka på SÖK / PERSONER och ange exempelvis Funktionär: President och Distrikt: 2370 och tryck Sök
  • Gå längst ner och välj Rader: 100 så alla är med på en sida
  • Markera från Efternamn ända ner till sista knappen (ovanför Rader:)
  • Kopiera listan (Ctrl+C), gå till Excel och klistra in (Ctrl+V)
  • Markera kolumn D med E-post och Kopiera (Ctrl+C)
  • Gå slutligen till epost-programmets adressfält och klistra in (Ctrl+V)

Vill man nå inkommande presidenter och om sådan saknas nå nuvarande president får man jobba mer i Excel. Det borde naturligtvis vara enklare…

WordPress

När ClubAdmin låg nere några månader i början av 2019 gavs möjlighet till en friare WordPress-webb genom distriktets försorg. Flera klubbar nappade på möjligheten och har sina webbplatser på adresser som:

rotary2370.se/saltsjobaden

saltsjobaden.rotary2370.se

rotarysaltis.se

Den sista adressen är en egen klubbdomän som kopplats direkt till den av distriktet tillhandahållna WordPress-webben.

Utseendemässigt ordnar distriktet en grundmall för klubben baserad på denna:

rotary2370.se/klubbmall

men det är sedan upp till klubben att anpassa och förändra med alla de möjligheter WordPress ger. Från distriktets sida ser vi inget självändamål i att alla klubbsidor följer samma mall, tvärt om ger friheten i WordPress möjlighet att välja egna funktioner, lägga till saker man inte tänkt på tidigare eller är speciella för den egna klubben.

För de som använder WordPress finns en del tekniska notiser och tips under kategorin ”Tekniska notiser” nedtill på denna sida, eller här »

Maila web@rotary2370.se om Du vill prova WordPress eller undrar något över detta.

ClubRunner

Flera tusen Rotary-klubbar och distrikt världen över använder ClubRunner som webbsystem. Detta är ett välutvecklat kommersiellt system som innehåller både webbsida och medlemshantering.

I Sverige har distrikt 2390 i södra Sverige bytt upp sig till detta system och fler klubbar och distrikt överväger att göra detsamma för att få de fördelar systemet erbjuder. Besök gärna:

www.rotary2390.se

MyRotary

På Rotary Internationals webbplats:

rotary.org

finns även en inloggad del som kallas MyRotary. Väl där finns länkar uppe till höger för ”Sign in” (logga in) och ”Register” (registrera). Har Du redan skaffat login på MyRotary, använd ”Sign in” och logga in, annars ”Register” och uppge den epost-adress Du har i medlemsregistret så mailas instruktioner.

Väl inloggad finns en mängd olika delsystem. Klicka gärna runt och titta, men ha i åtanke att INTE ÄNDRA medlemsuppgifter här då ändringen kommer motsäga de uppgifter som finns i vårt nationella medlemssystem (se ClubAdmin ovan tills vidare) – vilket kräver manuell hantering för att rätta till. Att RI ”roar sig” med att skicka meddelanden översatta till svenska som uppmanar att uppdatera medlemsuppgifter under MyRotary underlättar inte. ”Följ inte anvisningarna från RI” känns rebelliskt, men gäller rörande uppdatering av medlemsuppgifter.

Några av funktionerna:

  • Discussion Groups för utbyte direkt med andra Rotarianer under olika ämnen under menyn ”Exchange Ideas / Discussion Groups” eller här »
  • Rotary Club Central med mycket siffror om klubben och distriktet under menyn ”Member Center / Rotary Club Central” eller här »
  • Rotary Showcase med redovisning av projekt under menyn ”Member Center / Rotary Showcase” eller här »
  • Rotary Official Directory där klubbar och medlemmar världen över kan hittas under menyn ”Member Center / Official Directory” eller här »

Du hittar även artiklar ur The Rotarian under menyn ”News & Media / The Rotarian” eller här »

Rotary Brand Center

För att utforma text och grafik med Rotary-profil, finns mycket att utgå från i Rotary Brand Center. Dock så mycket att en genväg kan vara distriktets grafikpaket med logotyper, färgkoder och enkla dokumentmallar – se ”Grafik för Rotary” under menyn ”Distriktets… / …dokument” eller här »

Men Brand Center då, logga in på MyRotary (se ovan) eller gå direkt hit (men Du behöver ändå logga in):

https://brandcenter.rotary.org

Efter inloggning visas en meny med dels olika dokument om grafisk profil, kampanjer som People of Action, regler för utformning med mer. Under Logos finns dels temalogotyper, så under Template funktionen för att skapa en Rotary-logotyp för klubben, projektet eller liknande med det officiellt godkända utseendet (rätt färg och typsnitt).

Dokument från RI-kontoret i Zürich

Vårt närmaste RI-kontor finns i Zürich och där har man sammanställt en rad dokument samlade i en DropBox. Här finns information om allt från PHF till att starta nya klubbar. Utgå från innehållsförteckningen på:

https://www.dropbox.com/sh/ivd76h7u6ruxf5n/AACWKCJMgsMbS2XCs5-Tk8Dra?dl=0

(tekniskt ligger dokumenten i en DropBox men man behöver inte själv ha något DropBox-konto eller app för att ta del av dokumenten)

Bland dokumenten finns även Procedurhandboken med RI:s alla regler – nu uppdaterad i utgåva 2019 på svenska – klicka ”Procedurhandboken 2019” på sid 2.