Till Presidenter i ClubRunner-klubbar/enbart MyRotary i distrikt 2370
För kännedom till inkommande presidenter och IT-samordnare
Halvårsskiftet närmar sig och därmed distriktets utträde ur SRS. Rotaryklubbar ska inte sprida medlemmarnas personuppgifter till externa databaser, vilket snart blir situationen med databasen som ägs av SRS (ClubAdmin) och den s k skuggdatabasen i Semda som drivs på uppdrag av SRS.
Vi rekommenderar därför klubben att säga upp sitt personuppgiftsbiträdesavtal med SRS ("GDPR-avtal"). SRS är införstådd med detta och dess IT-grupp har redan börjat planeringen för att radera medlems- och klubbdata ur databaserna några dagar före halvårsskiftet.
Motsvarande rekommendation har gått ut i distrikt 2390 som också lämnar SRS och där 57 av 58 klubbar kör ClubRunner.
Uppsägningen görs per e-post enligt mall nedan och bör skickas snarast möjligt för att underlätta IT-gruppens planering.
Ovanstående gäller bara ClubRunner-klubbarna resp enbart MyRotary. Några klubbar i distriktet har valt att fortsätta med ClubAdmin och köper den tjänsten direkt av SRS.
Behandling av personuppgifter i ClubRunner täcks av distriktets personuppgiftsbiträdesavtal (inloggning krävs, samma login som i din klubb) med ClubRunner. Klubb behöver inte skriva på särskilt avtal med ClubRunner.
Läsrättigheten för Semda hos RI (MyRotary) ska också tas bort (gäller bara Nykvarn, Strängnäs, Värmdö Skärgård som har hunnit ställa om integrationen med RI och gett Semda läsrätt). I själva verket används den inte i nuläget för att uppdatera data till ClubAdmin eftersom Semda inte har byggt in den funktionen ännu. Instruktion för åtgärden hos RI finns på supportsidan Semda läsrätt.
På uppdrag av DG och DGE
