Till kontaktpersoner/kontoadmin i ClubRunner-klubbarna
Jag påminner om att spara ner det ni behöver innan ClubAdmin stänger för oss i 2370. Räkna med deadline 25 juni som sista dagen.
Jag skickar detta till er alla, även om jag vet att flera av er är helt över i ClubRunner och kan sova gott i den ljusa sommarnatten!
Det finns bara en rapport från ClubAdmin (CA) som är nödvändig för övergången till ClubRunner (CR): tidningsval. Se punkt 6.1 i Dokument om dataexport från CA. Medlemmarnas tidningsval ska föras in i CR senast 1 augusti.
I övrigt är det upp till klubben vad ni önskar bevara. Här är en bruttolista på vad som kan sparas från CA:
Dokument. Dammsug alla fyra kategorierna: klubbmapp, mötesanteckningar, offentlig mapp, fotogalleri. Tyvärr måste filerna från CA sparas ner med ett klick för varje dokument.
Passa gärna på att gallra, allt kanske inte behöver sparas? Dokument som ska bevaras, men inte är aktuellt arbetsmaterial, bör sparas som pdf för att undvika framtida läsproblem m m.
Medlemsfoton. Det ser trevligt ut när foton finns i CR från början. Alternativt kan ni be medlemmarna att börja på ny kula med nya foton i CR, som var och en själv laddar upp. Foton måste sparas ett och ett. Se punkt 6.3 första stycket i Dokument om dataexport från CA.
Medlemshistorik (klubbar, uppdrag). Många klubbar vill bevara uppdragshistorik. I CR sparas det på annat sätt, så det man sparar från CA blir historik "under CA-tiden". Det enklaste o snabbaste är att spara en pdf per medlem och lägga dessa dokument i en särskild mapp i CR. Se punkt 6.3 andra stycket i Dokument om dataexport från CA.
Programhistorik. Behövs troligen till verksamhetsberättelsen för 2019/20. Kopiera CA-listan över tidigare program, klistra in i excel. Det går att ta ut program som en rapport ("Beställnings-klubb-rapporter" i CA:s rapportmeny), men då kommer föreläsare inte med.
Webb-texter. T ex artiklar, projektbeskrivningar, klubbhistoria.
Närvarostatistik. Kopiera CA-listan, klistra in i excel.
Du som är IT-samordnare har behörighet för allt sparande från CA enligt ovan, men andra funktionärer kan ha luckor i behörigheten eftersom den i CA är kopplad till uppdraget. Kontakta mig om det inte går att ordna snabbt inom klubben.
Bästa Rotaryhälsningar
Anders
Supportsidorna på distriktets ClubRunner-webb har instruktioner för kärnområdena artiklar, evenemang (program), nyhetsbrev och webb, samt för införandet av ClubRunner.
