Substantivet Teamwork finns i SAOL, men inte verbet. På rotaryspeak vet jag dock att verbet finns, framför allt hoppas jag att det finns i praktiken i din klubb, också när det gäller innehållsflödet genom vår moderna kommunikationsplattform ClubRunner.
Om många funktionärer bidrar med innehåll till kommunikationen, då ökar ni lätt klubbens synlighet inåt och utåt.
Det finns väl ingen Rotaryklubb idag som låter IT-samordnaren göra allt som det behövs dator till? Eller?
Det skulle vara som om IT-avdelningen gör alla arbetsuppgifter som det behövs dator till i ett företag...
Så här kan det gå till:
Presidenten gör veckobrevet från en mall (Nyhetsbrev) som hämtar in
sekreterarens referat av senaste mötet och föredraget (Artiklar),
kommande möten som programansvarig och klubbmästare har skrivit in (Evenemang),
rapporterna om klubbprojekten som projektledarna har skrivit (Artiklar),
två aktuella nyhetsartiklar från RI,
skriver sin inledningstext, bockar i rutan att veckobrevet ska visas på klubbwebben samt skickar ut veckobrevet till medlemmar och prenumeranter (Externa kontakter).
Detta matnyttiga och fylliga veckobrev med bilder och snygg layout tar presidenten 10 minuter att göra. Tid för att tänka ut sin presidenttext räknar jag inte här! Länkarna i exemplet ovan leder till supportsidorna med utbildning för respektive område.
Arbetet med artiklar och evenemang görs bara en gång, men förutom i veckobrevet exponeras de på klubbwebben och distriktswebben (evenemang).
Medlemmarna bör också ha en roll i kommunikationsteamet: de kan lätt bidra till ökad synlighet för klubben genom att dela kommande intressanta föredrag till sociala media, liksom att dela en bra artikel om ett klubbprojekt. Då ökar klubbens kontaktyta i samhället och delningarna driver trafik till klubbwebben.
10 procent av trafiken till distriktswebben kommer redan från sociala media, och för en klubb finns större potential eftersom den verkar mitt i lokalsamhället.
Slutsats
Organisera ett arbetsflöde för att öka klubbens synlighet med hjälp av bra kommunikation i många kanaler, samtidigt som den ideella arbetsinsatsen för enskilda funktionärer och medlemmar optimeras - troligen mindre jobb för var och en, men med bättre effekt!
Nytt rotaryår
Ändra vid behov mottagare för klubbwebbens kontaktformulär "Kontakta oss": Webbplatsen/Webbplatsdesigner -> Inställningar -> Website/Website Contact.
Kolla att alla medlemmar har tidningsval angivet, se supportsida Tidningsval.
Använd vid behov funktionen att begära uppdatering av medlemsuppgifter: Medlemmar/Begär medlemsuppdatering. Redigera först ett eget meddelande ("Click here to modify the message") och provskicka en begäran bara till dig själv.
Skylta med klubbens evenemang!
Den mest besökta sidan på distriktswebben, efter hemsidan, är På gång i distriktet.
Om din klubbs kommande möten finns införda för minst några veckor framåt på klubbwebben har besökare chans att upptäcka och planera.
DG:s månadsbrev kommer även i år att ha en spalt för klubbmöten, så fyll snarast på klubbwebben med de evenemang som är spikade!
För att synas på distriktets samlingssida På gång i distriktet måste evenemanget ha Ja i inställningen Visa evenemang i distriktskalender.
Snälla, dubblera inte distriktets evenemang genom att lägga in det också som ett klubbevenemang. Det blir konstigt för alla som ser samlingssidan på distriktswebben, dessutom kan "klubbevenemanget" komma att visa fel information efter att innehållet i distriktsevenemanget har uppdaterats.
Lyft gärna fram distriktsmöten, utbildningar m m i klubben, men gör det t ex som en artikel med länk till evenemanget på distriktswebben.
Hybridmöten, dvs fysiska möten kompletterade med online-deltagare, övervägs av många klubbar. Då blir det möjligt för alla att delta i klubbmöten efter sina egna förutsättningar. Men hybridmöten ställer mycket större krav på teknik än ett rent webbmöte.
Supportsidorna på distriktswebben har instruktioner för bl a kärnområdena artiklar, evenemang (program), nyhetsbrev och utskick samt webb. Till dessa områden finns utbildningsfilmer på svenska.
