Publicerad av Anders Tihkan den 06 Aug 2020
Vilka alternativa mötesformer är möjliga under hösten 2020? Vad ska man tänka på? Hur gör andra?
 
Detta är distriktets checklista till stöd för att hitta klubbens väg till bra verksamhet i höst.
 
Avgränsning: artikeln tar inte upp smittskydd, läs t ex Folkhälsomyndighetens Frågor och svar om regler för restauranger, krogar m m
 

Online-möte

Många klubbar i distriktet har numera erfarenhet av online-möten i Zoom (eller GTM, Teams osv). Videomötet kan de flesta hantera på dator, padda eller telefon, det är billigt, har full interaktivitet och det ger inte minst möjlighet att få intressanta föreläsare som inte behöver resa till klubblokalen. Också möjlighet till samverkan mellan olika klubbar om "toppenföredrag" m m. Etthundra procent Covid-19-säkrat!
 
Gratislicensen för Zoom medger möte upp till 40 minuter med högst 100 deltagare. Licens med Rotaryrabatt kostar 15 USD/månad inkl local tax-påslag (det blir något billigare med årsabonnemang). För att få rabatten, teckna abonnemanget via MyRotary-sidan Rotary Global Awards/offers (inloggning krävs).
 

Hybridmöte

Föredragsdelen av Rotarymötet är relativt lätt att dela. T o m mycket enkelt om föredragshållaren är en av online-deltagarna. Interaktivitet och nätverkande som inkluderar samtliga mötesdeltagare kräver däremot planering och praktiska försök samt en utvecklingsprocess som bygger på den enskilda klubbens förutsättningar.
 
Nyckelorden för lyckat hybridmöte är inkluderande och likabehandling. Under de interaktiva delarna av mötet - måltidssamtal, frågestund, diskussioner, beslut - ska målsättningen vara att online-deltagare kan vara med i mötet på samma villkor som deltagarna i lokalen.
 
De väsentliga faktorerna är
  • online-deltagarna syns för de fysiska deltagarna
  • online-deltagarna ser deltagarna i lokalen
  • alla deltagare kan begära ordet lika lätt, vare sig de är online eller i lokalen
  • bra ljud online från inlägg och kommentarer som görs i lokalen
  • facilitering av mötet för att säkerställa målsättningen med hybridformatet.
Förutom tillgång till ett videomötessystem (t ex Zoom) ställer ett lyckat hybridmöte krav på teknisk utrustning och framförallt en eller helst flera personer med kompetens att koordinera/facilitera mötet. Ljudupptagning från det fysiska mötet är en stor utmaning när man har begränsad budget. Utmaningen med ljudet förstärks i en lokal där många fysiska mötesdeltagare ska sitta med avstånd (se artikelns vinjettbild!).
 
Miniminivå av teknik i lokalen är - förutom den vanliga projektorn med högtalare - en dator med separat webbkamera på kamerastativ. Datorn används för både videomöte och föredragsbilder. Webbkameran flyttas och riktas under mötet mot olika delar av rummet så att online-deltagarna får närvarokänsla. Använd helst webbkamerans mikrofon eftersom den kommer att vara närmare ljudkällan än datorns inbyggda mikrofon. Alternativt en iPad eller telefon på stativ (iPad har mycket bra ljudbehandling!) medan föreläsaren visar bilder från sin dator som vanligt. 
 
Det är svårt att få bra ljud till online-deltagarna, särskilt i en större lokal. Det går att behålla viss interaktivitet med online-deltagarna under presentation med bilder genom att t ex låta ett chattfönster vara öppet vid sidan om videokonferensfönstret och att klubbens "hybridfacilitator" kör datorn och sköter bildväxlingen åt föredragshållaren.
 
Ambitiösare teknikalternativ beskrivs i referensmaterial 1 nedan. 
 

Hybridklubb?

En hybridklubb varvar online-möten med fysiska möten, som t ex E-Club of Riddarfjärden har sedan många år. Inför hösten 2020 kan det vara en idé för klubbar som vill pröva olika verksamhetsformer, men vill undvika de teknik- och andra utmaningar som ett hybridmöte medför.
 

Utomhusmöten

Slutligen ska också nämnas att uppfinningsrikedomen har varit stor inom Rotary under våren och sommaren. Många klubbar har haft utomhusaktiviteter: promenader "walk-and-talk", besök på utomhuscaféer, hämta mat utanför restaurang och ta med till park, boule-kväll, grillkväll i stor trädgård. Och så vidare. Till och med lunch som körts hem till varje medlem och ätits gemensamt online. Se Rotary Norden nr 4, sid 22-23 och sid 48-49. 
 

Hur hittar man andras program/evenemang?

2370-klubbarnas program samlas på distriktswebben På gång inom distriktet, utom E-Club of Riddarfjärden, Oxelösund, Saltsjöbaden, Älvsjö, Södertälje Östra (gå till deras webbar). Åtminstone E-Club of RiddarfjärdenNacka och Värmdö Skärgård har online-möten. Distrikt 2390-klubbarnas program finns i På gång i klubbar och distrikt och för D2400 heter sidan Program och evenemang.
 
Övriga sju svenska distrikt som inte använder ClubRunner visar inte sammanställning av sina klubbars program. Deras klubbar hittar man via distriktssidorna t ex rotary.se/2350. Länkar till alla distrikt finns på rotary.se.
 
List of Online Rotary Club Meetings Around the World - ett klubbinitiativ i Corona-tider, för att ta tillvara de nya möjligheterna att besöka andra klubbar.
 

Referensmaterial

Här ett axplock av material på nätet om onlinemöten och hybridmöten. Googla på t ex "Rotary online meeting", "Rotary hybrid meeting".
  1. Hybrid Rotary Meetings Technology Guide - bra genomgång för olika ambitionsnivåer, vilken teknik respektive arbetsinsats som behövs, från zon 33-34.
  2. Nuts and Bolts of Managing a “Hybrid” Rotary Meeting - kortfattad guide från Upper Arlington RC. 
  3. Don’t Leave Remote Participants Hanging: 8 Tips for a Meeting of Equals - handfasta tips om genomförande av hybridmöte., från företaget Lucid, The Meeting Innovation Company.
  4. On Hybridity and conference presentations… - intressanta erfarenheter från en hybridworkshop i Online Learning Consortium (Boston/USA).
  5. Kochrezept für Hybrid-Meetings -  "Digital is so yesterday! Die Zukunft gehört den hybriden Kultur- und Arbeitstechniken" säger distrikt 1940!
  6. Keep Your District And Club Members Connected With Online Meetings - guide för Rotarymöten online, från zon 26-27.
  7. Taking your club online - ur The Rotarian, intervju med Charlotte Ahlberg of Färjestaden, Sweden som har jobbat mycket med e-klubbar.
  8. RI Learning Center: Club Online Meetings
  9. Om Mark Maloney kan, då kan alla ... - videointervju (16 min) med RI-presidenten om hans erfarenheter av alternativa mötesformer.