Vilken utrustning behövs för klubbmöte med deltagare både i lokalen och online? Hybridmöte ställer mycket större krav på teknik än ett rent webbmöte, viktigast är att ljudet fungerar bra.
Nyckelorden för lyckat hybridmöte är inkluderande och likabehandling. Under de interaktiva delarna av mötet - måltidssamtal, frågestund, diskussioner, beslut - måste målsättningen vara att online-deltagare kan vara med i mötet på samma villkor som deltagarna i lokalen: "alla är med"!
De väsentliga faktorerna för att göra mötet inkluderande med likabehandling av deltagarna är
- de fysiska deltagarna i lokalen ser online-deltagarna
- online-deltagarna ser deltagarna i lokalen
- bra ljud online från inlägg och kommentarer som görs i lokalen
- alla deltagare kan begära ordet lika lätt, vare sig de är online eller i lokalen.
Förutom tillgång till ett videomötessystem (t ex Zoom) ställer ett lyckat hybridmöte krav på teknisk utrustning och framförallt en eller helst flera personer med kompetens att koordinera/facilitera tekniken i mötet.
Min klubb Värmdö Skärgård har en möteslokal på ca 8 x 10 m och använder därför två parkopplade högtalartelefoner till Zoom-mötet. De täcker därmed hela lokalen, men under föredraget kopplar vi om mik till trådlös mygga på föredragshållaren eftersom det alltid blir bättre ljud med mik nära talaren.
Detta är vårt kopplingsschema
Öppna kopplingsschemat som PDF (kan laddas ner).
Nyckeln till bra ljudbehandling är alltså professionella ekoannullerande högtalartelefoner som tyvärr kostar ca 2400 kr per styck, men ger riktigt bra ljud. Nu går det att på ett ledigt sätt föra samtal mellan mötesdeltagare i lokalen och online-deltagare. Online-deltagarna kan också vara delaktiga i diskussioner som sker i lokalen och vi slipper det tidigare tvånget att den som ska yttra sig i lokalen måste gå fram till datorn för att höras online.
Vi skiljer på presentationsdator och värddator för att den som faciliterar teknik och online-möte behöver sin skärm till värdfunktionerna (stänga av online-mik som stör under föredraget, hantera chattkanal, byta mik från högtalartelefoner till mygga och tillbaka, m m). Då fungerar presentationsdatorn "som vanligt" för föredragshållaren som visar sina bilder genom att dela skärm i Zoom-mötet. Ofta är det dessutom föreläsarens medhavda dator som bilderna ska visas på.
Det kan underlätta om någon ytterligare medlem tar på sig att vara kameraassistent och vrider kameran för att följa vad som händer i lokalen, kanske också flyttar kameran (om ni inte har investerat i en dyrare kamera med zoom...). Kameraassistenten kan koppla upp sin mobil till Zoom-mötet (utan ljud och video!) för att få en kontrollskärm för kamerabilden.
En Mikrofonassistent är också en bra roll om ni har en trådlös mik: sitta nära podiet och hålla koll på myggan, t ex hjälpa till att flytta mellan president och en eller flera föredragshållare.
Relaterad information
Se andra artiklar om mötesformer m m på supportsidan Klubbmöten, liksom info om Zoom-abonnemang m m.
Min tidigare artikel "Vad är ett inkluderande hybridmöte?" har bl a en länklista med referensmaterial från Rotaryvärlden och andra källor.